E-Book, Deutsch, 640 Seiten, eBook
Akhavan-Hezavei / Akhavan / Rodatus Handbuch Sekretariat und Office Management
3. Auflage 2010
ISBN: 978-3-8349-8837-9
Verlag: Betriebswirtschaftlicher Verlag Gabler
Format: PDF
Kopierschutz: 1 - PDF Watermark
Der Praxisleitfaden für effiziente Büroorganisation, wirksame Chefentlastung und erfolgreiche Assistenz im Management
E-Book, Deutsch, 640 Seiten, eBook
ISBN: 978-3-8349-8837-9
Verlag: Betriebswirtschaftlicher Verlag Gabler
Format: PDF
Kopierschutz: 1 - PDF Watermark
Das große Handbuch für Office Management, Sekretariat und Assistenz liefert Ihnen das nötige Know-how für alle wichtigen Aufgabenbereiche: Zeitmanagement, Chefentlastung, Informationsmanagement, Eventmanagement und Kommunikation.
Neu in der 3. Auflage:
- Neues Kapitel: Weiterbildung.
- Jede Menge Link-Tipps.
- Alle anderen Kapitel wurden aktualisiert und ergänzt.
Maria Akhavan ist als Verlagsleiterin für das gesamte Buchprogramm des Gabler Verlags verantwortlich.
Angelika Rodatus, Diplom-Kauffrau, hat als Chefredakteurin lange Jahre einen Sekretärinnen-Newsletter betreut. Heute ist sie als freie Journalistin und Autorin im Bereich Wirtschaft und Office-Management tätig.
Annette Rompel ist Chefredakteurin der Fachzeitschrift working@office, dem größten deutschsprachigen Fachmagazin für Sekretärinnen und Assistentinnen.
Zielgruppe
Professional/practitioner
Autoren/Hrsg.
Weitere Infos & Material
1;Vorwort zur 3. Auflage;4
2;Inhaltsverzeichnis;6
3;Teil I Büroorganisation
;10
4;Aufgaben- und Arbeitsplatzorganisation
;11
4.1;So sorgen Sie für optimale und reibungslose Abläufe an Ihrem Arbeitsplatz
;11
4.2;Aufgaben, Ziele und Beispiele für ein perfektes Puzzle;12
4.3;Selbstmanagement;13
4.3.1;Setzen Sie sich Ziele - schriftlich!;14
4.4;Verschwendung vermeiden mit dem KISS-Prinzip;15
4.4.1;KISS in der Praxis;15
4.4.2;Übersichtlichkeit am Arbeitsplatz;17
4.4.3;Zeit planen – Zeit gewinnen
;17
4.5;Aufgaben optimal planen;18
4.6;Zeiten planen mit der ALPEN-Methode;20
4.6.1;Planen Sie realistisch;22
4.6.2;Handformel "Schlechter Start - Schlechter Tag";22
4.6.3;Die stille Stunde;22
4.6.4;Checklisten;22
4.7;Vorlagen;23
4.8;Arbeitsplatzorganisation im Team;24
4.9;Digitale Ablage;27
4.10;Organisationshandbuch;30
4.11;Der Weg im Team bei Veränderungen;31
5;Beschaffungsmanagement
;33
5.1;Professionell und kostenoptimiert einkaufen;33
5.2;Ausgangspunkt des Beschaffungsprozesses;34
5.3;Die Anfrage;36
5.4;Angebotsvergleich;38
5.5;Die Angebotsverhandlung;40
5.6;Auflragsvergabe: Die Bestellung;42
5.7;Kontrolle der Leistungserbringung;44
5.8;Anhang;45
6;Informations- und Ablagemanagement
;46
6.1;Professionell mit Informationen umgehen und eine effiziente Ablage aufbauen
;46
6.2;Informationen sind die Nabelschnur;46
6.3;Warum benötigt man Informationen?;47
6.4;Informationen aufnehmen und verarbeiten;48
6.5;Wie vie l Information ist notwendig?;48
6.6;Weg mit der Informationsflut - Informationen beim Eingang filtern;50
6.7;Nicht mehr suchen, sondern gezielt wieder finden;52
6.8;Grundlagen des Ablagemanagements;53
6.8.1;Betriebliche Notwendigkeiten;53
6.8.2;Die Wertigkeitsstufen;55
6.9;Eine Ablagestruktur aufbauen und die Ordnung beibehalten;55
6.9.1;Warum gestaltet sich Ablage so schwierig?;56
6.9.2;Das problematische Merkmal Gegenstand;57
6.10;Ablegen nach Prozessen;58
6.10.1;Was ist ein Prozess?;59
6.10.2;Prozesslandkarte und Prozessarten;60
6.10.3;Prozess-, Vorgangs- und Wissensdokumente;61
6.11;Der Prozessorientierte Aktenplan (ein Auszug);62
6.12;Holen Sie alle mit ins Boot;63
7;Intranet Office-Handbuch
;65
7.1;Internes Wissen auf Mausklick verfügbar;65
7.2;Die Managementassistentin als Informationsmanagerin;65
7.3;Schritt für Schritt zur unternehmensweiten Wissensdatenbank.;66
7.4;Die Projektleitung behält die Übersicht;72
7.5;Anforderungsprofil für die Teamleitung;72
8;Weiterführende Quellen
;80
8.1;Literatur;80
8.2;Linktipps;80
9;Teil II Korrespondenz
;81
10;Die neue Geschäftskorrespondenz-professionell, kundenorientiert, abwechslungsreich
;82
10.1;Ist Ihre Korrespondenz wirklich die Visitenkarte Ihres Unternehmens?;82
10.1.1;Form und Norm;82
10.1.2;Korrespondenz und Unternehmensphilosophie;83
10.1.3;Kundenorientierte Ausdrucksweise;83
10.2;So erreichen Sie, dass Ihre Korrespondenz gelesen wird!;84
10.2.1;Stellen Sie den Empfänger in den Mittelpunkt!;84
10.2.2;Der gelungene Einstieg;85
10.2.3;So können Sie Ihren Brief beginnen!;86
10.2.4;Beispiele für ein gelungenes Briefende;91
10.3;Konkrete Korrespondenztipps;93
10.3.1;Abkürzungen;93
10.3.2;Absender;97
10.3.3;Anführungszeichen;99
10.3.4;Anlage(n);99
10.3.5;Anrede;100
10.3.6;Anschriftfeld;105
10.3.7;Auslandsanschrift;114
10.3.8;Betreff;115
11;Korrespondenz und Corporate Identity
;117
11.1;Corporate Writing – oder wie mein Unternehmen beim Kunden ankommt, weil mein Brief ankommt
;117
11.2;Die vier Verständlichmacher;117
11.2.1;Einfachheit;119
11.2.2;Kürze-Prägnanz;119
11.2.3;Gliederung;119
11.2.4;Anregende Zusätze;120
11.3;Texten mit allen Sinnen;120
11.4;Was der Kunde will;122
11.5;Der Kunde als Typus;123
11.6;Der Choleriker;124
11.6.1;Der Fachmann;125
11.6.2;Der Unentschlossene;125
11.6.3;Der Leisetreter;126
11.7;Die sieben Stil-Sünden;127
12;E-Mail-Management
;130
12.1;Die elektronische Post sinnvoll einsetzen;130
12.2;Der Triumphzug der elektronischen Post;130
12.3;Woher kommt die E-Mail-Flut?;131
12.4;Umgang mit E-Mails - intelligent und effizient!;131
12.4.1;Basics;132
12.4.2;Inhaltliche Tipps;133
12.4.3;Technische Tipps;134
12.5;Schaltzentrale E-Mail: Die E-Mail-Flut bewältigen;135
12.6;Überfüllter Posteingang - was nun?;136
12.6.1;Richten Sie sich feste Lesezeiten ein!;136
12.6.2;Haben Sie den Mut, E-Mails ungelesen zu löschen!;137
12.6.3;Erledigen Sie schnelle Arbeiten sofort!;137
12.6.4;Nutzen Sie die Möglichkeiten der Wiedervorlage!;138
12.6.5;Halten Sie Ordnung;139
12.6.6;Nutzen Sie die zusätzlichen Möglichkeiten Ihres Mail-Programms;140
12.7;Mensch und Informationstechnologie Hand in Hand;141
13;Protokollführung
;142
13.1;Kernaussagen auf den Punkt und in Form bringen;142
13.2;So geht's leichter – Aufzeichnungstechniken und -methoden
;144
13.2.1;Dreispaltiges Protokoll-Formular;146
13.2.2;Das Pro-Contra-Blatt;146
13.2.3;Das Drei-Phasen-Protokollblatt;147
13.2.4;Mindmapping;149
13.3;Was muss rein ins Protokoll;150
13.4;Gut in Form – das druckreife Protokoll
;151
13.5;Auswertung und Nachbereitung – Erfolgs-/Ergebniskontrolle
;154
13.6;Aufbau einer Besprechung;155
13.7;Orientierung vor der Sitzung;156
13.8;Erstellen eines Protokoll-Entwurfs;158
13.9;Von der Sitzung zum Protokoll-Entwurf;159
13.10;Muster eines Protokollformulars;160
14;Weiterführende Quellen
;162
14.1;Literatur;162
14.2;Linktipps;162
15;Teil III Chefentlastung
;163
16;Terminmanagement mit Microsoft Office Outlook
;164
16.1;Termine professionell planen und im Auge behalten;164
16.2;Gut organisiert starten;164
16.2.1;Der Navigalionsbereich;165
16.2.2;Ansichlsbereich;165
16.2.3;Lesebereich;165
16.3;Was ist für Sie wichtig?;165
16.4;Effektive Aufgaben- und Zeitplanung mit Outlook;166
16.4.1;Termine planen;166
16.4.2;Termine in Serie;169
16.4.3;Termine optisch erfassen;170
16.4.4;Besprechungen planen;171
16.4.5;Den aktuellen Stand überprüfen;173
16.5;Aufgaben planen;173
16.6;Aufgaben im Blick behalten;175
16.7;E-Mails in Aufgaben oder Termine umwand eln;176
16.8;Kategorien erleichtern die spätere Suche;177
17;Teamarbeit
;180
17.1;Gemeinsam Ziele erreichen und gleichzeitig die eigenen Fähigkeiten ausbauen
;180
17.2;Vorteile der Teamarbeit;180
17.3;Voraussetzungen und Rahmenbedingungen;182
17.4;Entwicklungsphasen eines Teams;183
17.4.1;Formierungsphase;184
17.4.2;Konfliktphase;184
17.4.3;Normierungsphase;184
17.4.4;Arbeitsphase;185
17.5;Die verschiedenen Teamrollen;185
17.6;Ihre Rolle im Team;186
17.6.1;Teamverstärker;187
17.6.2;Weitere Teamverstärker: Erhaltungs- und Aufbaurollen;188
17.7;Konflikte im Team erkennen und bewältigen;189
17.7.1;Der Umgang mit schwierigen Teammitgliedern;191
17.7.2;Der Umgang mit Konflikten im Unternehmen;191
17.8;Erfolgreiche Teamarbeit gestalten;192
17.8.1;Teamgeist fördern;193
17.8.2;Rahmenbedingungen für erfolgreiche Teamarbeit;194
18;Zeitgemäß präsentieren: professionell, überzeugend und motivierend
;195
18.1;So gestalten Sie erfolgreiche Präsentationen;195
18.2;Erfolgsgeheimnisse zeitgemäßer Präsentationen;196
18.3;1. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind emotional;196
18.4;2. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind präzise;204
18.5;3. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind kurz;205
18.6;4. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind interaktiv;208
18.7;5. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind abwechslungsreich
;208
18.8;6. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind unterhaltsam;210
18.9;7. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind "PowerPoint-reduziert"
;210
18.10;8. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind bildreich;212
18.11;9. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind schlicht;212
18.12;10. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind hochwertig;214
19;Travel-Management
;216
19.1;Grundlagen für das effiziente Planen, Organisieren und Nachbereiten von Geschäftsreisen
;216
19.2;Basiswissen: Was versteht man unter Travel-Management?;216
19.3;Travel-Management - Organisatorische Einbindung;218
19.4;Aufgaben des Geschäftsreisemanagements;218
19.5;Kosten im Geschäflsreisemanagement positiv beeinflussen;219
19.5.1;Was ist eine Reiserichtlinie?
;221
19.5.2;Geschäftsreisen planen und buchen;222
19.6;Der Reisebüroservice und seine Kosten;223
19.7;Reisebuchung effizient gestalten;225
19.7.1;Bahntickets;226
19.7.2;Mietwagen;226
19.7.3;Hotels;226
19.8;Zahlungsmittel;228
19.9;Die Reiseslellenkarte;228
19.10;Vorschuss oder Mitarbeiterkreditkarte;229
19.11;Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber Geschäftsreisenden
;231
19.12;Reisevorbereitung;231
19.13;Während der Reise: Was tun wenn etwas passiert?;232
19.14;Die Reisekostenabrechnung;233
19.14.1;Rechnungsanforderungen zur Akzeptanz zum Vorsteuerabzug;233
19.14.2;Bewirtung von Geschäftsfreunden;234
19.14.3;Anforderungen an die Rechnung der Gaststätte;234
19.15;Glossar;235
19.16;Beispielhafte Inhaltsübersicht einer Reiserichtlinie;237
19.17;Beispielhaftes Inhaltsverzeichnis für einen Travel Guide;240
19.18;Muster einer Reisemittelbestellung;243
20;Event-Management
;245
20.1;Professionell Firmenveranstaltungen, Messen und Events organisieren
;245
20.2;Grundlagen der Veranstaltungsorganisation;245
20.2.1;Die Schlüsselfragen der Veranstaltungsplanung:;246
20.3;Externe Dienstleister: Wichtige Recherchequellen;247
20.3.1;Kontaktbörse Messen;247
20.3.2;Wichtige Ansprechpartner (mit kostenlosem Service);248
20.3.3;Fachzeitschriften;249
20.3.4;Kontaktbörse Veranstaltungen;249
20.4;Externe Dienstleister: Die Zusammenarbeit;250
20.5;Die Basics Ihrer Veranstaltung: Veranstaltungsziele und Zielgruppe;251
20.5.1;Veranstaltungsziel;251
20.5.2;Ihre Zielgruppe;252
20.6;Budgetierung und Kostenkontrolle;253
20.7;Das Wann und Wo: Ihr Veranstaltungssetting;254
20.7.1;Veranstaltungstermin;254
20.7.2;Die Location;255
20.7.3;Das Tagungshotel als Veranstaltungslocation;255
20.7.4;Rahmen- und Freizeitprogramme;255
20.8;Notfallplanung, Anmeldung, Versicherungen und Gebühren;256
20.8.1;Notfallplanung;256
20.8.2;Versicherungen;257
20.8.3;Anmeldungen;258
20.8.4;Abgaben: GEMA und KSK;259
20.9;Veranstaltungsnachbereitung und Abschlussbericht;260
20.9.1;Folgende Punkte sind zu prüfen bzw. durchzuführen;260
20.9.2;Mindestens folgende Fragen sollten im Abschlussbericht beantwortet werden;261
20.10;Aufstellung möglicher Veranstaltungs-Kostenarten;262
20.11;Kontinuierl iche Kostenverfolgung;266
21;Entscheidungsvorbereitung für den Chef
;267
21.1;Die Assistenz als Motor für kluge und schnelle Entscheidungen;267
21.2;Kriterien für die Entscheidung;268
21.3;Priorisierung der Kriterien;269
21.4;Termine beachten;270
21.5;Aufwand und Kosten;271
21.6;Nutzen und Gewinn;272
21.7;Betroffene Personen und Projekte;273
21.7.1;Briefinggespräch mit dem Chef;275
21.7.2;Sämtliche Alternativen aufzeigen;275
21.7.3;Alle Informationen sammeln;276
21.7.4;Strukturieren und ordnen;277
21.7.5;Management Summary;277
21.7.6;Visualisierung und Darstellung;277
21.7.7;Erinnerung und Wiedervorlage;277
21.8;Die sieben größten Fehler bei der Entscheidungsvorbereitung;278
21.8.1;Den Entscheider drängeln;278
21.8.2;Unvollständig vorbereiten;278
21.8.3;Wichtige Personen nicht einbeziehen;278
21.8.4;Die Entscheidung abnehmen;279
21.8.5;Zu viel Text schreiben;279
21.8.6;Rechenfehler oder unsaubere Darstellung von Fakten;279
21.8.7;Die Zusammenfassung fehlt;279
21.9;Typische Beispiele für versteckte Nebenkosten;279
21.9.1;Waren bestellungen;280
21.9.2;Hotelbuchungen;280
21.9.3;Einführen einer neuen Software;280
22;Weiterführende Quellen
;281
22.1;Literatur;281
22.2;Linktipps;281
23;Teil IV Kommunikation
;283
24;Telefonkommunikation im Sekretariat
;284
24.1;Der souveräne Umgang mit einem wichtigen Arbeitsmittel;284
24.2;Meldung/Begrüßung;284
24.3;Die eigene Persönlichkeit ins Spiel bringen;288
24.3.1;Der Ton macht die Musik;288
24.3.2;Die "fünf Ws";288
24.3.3;Die Vorzimmer-Hürde locker überwinden;289
24.3.4;Wenn Informationen gebraucht werden;289
24.4;Gesprächspsychologie am Telefon;291
24.5;Gesprächstechniken;295
24.6;Reklamationen am Telefon;297
24.7;Tipps und Tools rund ums Telefon;302
25;Informationsmanagement
;304
25.1;Erfolgreich informieren - eine Herausforderung;304
25.2;Wenn Fakten fehlen;304
25.3;Informieren kann nur der Informierte;306
25.4;Das A und 0: Fragen, Fragen, Fragen;307
25.4.1;Fragetechniken;308
25.5;Wann und wie informieren?;309
25.5.1;Auf Informationsweitergabe bestehen;309
25.5.2;Das richtige Medium;310
25.6;Vorteillnformationskultur
;311
25.7;Aktives Zuhören;312
26;Konfliktmanagement
;314
26.1;Konflikte frühzeitig erkennen, konstruktiv bearbeiten und kreativ lösen
;314
26.2;Konfliktbewältigung;314
26.3;"Love it, change it or leave it":Ändere deine Einstellung, verändere die Situation oder gehe;317
26.4;Konfliktanalyse;321
26.4.1;Konfliktarten;321
26.4.2;Konfliklmerkmale;322
26.4.3;Eskalalionsslufen;322
26.4.4;Konfl iktlösu ngsstrategien;324
26.5;Konfliktursachen und Lösungen;325
26.5.1;Digitalisierung;325
26.5.2;Bezugsrahmen;326
26.5.3;Grundpositionen;326
26.5.4;Die wichtigsten Regeln für erfolgreiche Klärungsgespräche;327
26.5.5;Unterschiedliche Ziele;328
26.5.6;Werte und Glaubenssätze;328
27;Moderierte Meetings gewinnen immer
;330
27.1;Professionelle Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung von Besprechungen
;330
27.2;Monolog oder Meeting?;330
27.3;Moderieren kann jeder lernen;331
27.4;Der Moderator ist unparteiischer Schiedsrichter und Hebamme für das Ergebnis
;331
27.5;Gute Vorbereitung ist die halbe Miete und für Assistentinnen ein Klacks
;331
27.6;Jeder Gastgeber begrüßt seine Gäste persönlich;332
27.7;Wer den Überblick hat, hat Interesse;333
27.8;Die Erwartungen der Teilnehmer helfen dem Moderator;334
27.9;Spielregeln sind auch für Erwachsene ein Muss;335
27.10;Zehn Minuten Informat ion: In der Kürze liegt die Würze;335
27.11;Diskussionslhemen sammeln;336
27.12;Punkte kleben, um Themen zu priorisieren;338
27.13;Aktivierungsfragen bringen die Diskussion in Gang;339
27.14;Der Moderator hält das Diskussionsruder fest in der Hand;339
27.15;Der Umgang mit schwierigen Teilnehmern ist ganz einfach;340
27.15.1;Jedes Diskussionsergebnis verlangt eine konkrete Maßnahme;341
27.16;Die Teilnehmer haben das letzte Wort;342
27.16.1;Der gute Gastgeber verabschiedet seine Gäste persönlich;342
27.17;Weniger ist mehr: Auch das Protokoll steht im Dienst der Teilnehmer
;343
28;Gesprächsführung
;344
28.1;Im Gespräch agieren und reagieren , ohne in die Defensive zu geraten
;344
28.2;Gemeinsamkeiten aller Gespräche;344
28.3;Gesprächsvorbereitung;345
28.4;Gesprächsverlauf;347
28.4.1;Die Gesprächseinleitung;347
28.4.2;Die Gesprächseröffnung;347
28.4.3;Der Hauptteil;347
28.4.4;Der Gesprächsabschluss;348
28.5;Wer fragt, führt - aber wie?;348
28.6;Positiv formulieren;351
28.6.1;Von unklaren zu klaren Formulierungen;352
28.6.2;Von passiven zu aktiven Formulierungen;354
28.6.3;Von vergangenheits- zu zukunftsorientierten Formulierungen;354
28.6.4;Von verurteilenden zu wertschätzenden Formulierungen;354
28.7;Nutzen Sie Gesprächsförderer;355
28.8;Meiden Sie Gesprächsfallen;356
28.9;Erkennen Sie Fallstricke;356
29;Interkulturelle Kompetenz
;358
29.1;Geheime Regeln beachten und unsichtbare Barrieren überwinden;358
29.2;Europas Norden (Norwegen, Schweden, Dänemark, Finnland);358
29.3;Westeuropa (Frankreich, Großbritannien, Irland);359
29.4;Südeuropa (Italien, Spanien, Portugal, Türkei);360
29.5;Mitteleuropa (Polen, Ungarn, Tschechen, Slowaken, Bulgaren);361
29.6;USA und Kanada;362
29.7;Südamerika;363
29.8;Asien;363
29.9;Naher Osten und arabische Staaten;366
29.10;Russland;367
29.11;Andere Kulturen schätzen;367
30;Weiterführende Quellen
;369
30.1;Linktipps;369
31;Teil V Assistenz im Management
;370
32;Projektmanagement
;371
32.1;So managen Sie Projekte professionell und zielorientiert;371
32.2;Projektdefinition;371
32.2.1;Zeitlicher Rahmen;371
32.2.2;Ressourcenplanung;372
32.2.3;Komplexität;372
32.2.4;Know-how-Zuwachs;372
32.2.5;Definition Projekt;372
32.3;Projektgliederung nach Phasen;373
32.4;Projektideen formulieren und präsentieren;375
32.4.1;So holen Sie die Enlscheider ins Baal;376
32.4.2;Die wichtigsten Fixpunkte;377
32.4.3;Problembeschreibung;378
32.4.4;Zufriedenheilsskala;378
32.5;ABC-Analyse;379
32.5.1;Klarheit führt zu Lösungen;381
32.6;Risikoanalyse;381
32.6.1;Risiko analysieren, Lösungen finden;381
32.6.2;Risikoabschätzung;381
32.6.3;Machbarkeit;381
32.6.4;Ursachenforschung;381
32.6.5;Zieldefinition;382
32.6.6;Strategisch vorgehen;382
32.7;Zeitmanagement;382
32.7.1;Die Zeitleiste fest im Blick;382
32.7.2;Übersicht mit Software-Einsatz;383
32.7.3;Terminplan;384
32.7.4;Meilensteine;385
32.7.5;Ereignislisten;385
32.8;Koslenkalkulalion;387
32.8.1;Kostenentwicklung erkennen;387
32.9;Projektabschluss;388
32.10;Projektnutzen;390
33;Führungswissen im Sekretariat
;392
33.1;So unterstützen Assistentinnen ihre Führungskräfte bei der Mitarbeiterentwicklung und -motivation
;392
33.2;Mitarbeiterführung – worum es geht
;392
33.2.1;Das Führungsdreieck;392
33.3;Anforderungen an eine Führungskrafl;394
33.3.1;Führungseigenschaften;394
33.4;Der Führungsstil;396
33.4.1;Lenken;397
33.4.2;Trainieren;398
33.4.3;Unterstützen;398
33.4.4;Delegieren;398
33.5;Bestimmung des Entwicklungsstandes eines Mitarbeiters;398
33.6;Motivation – es gibt kein Verhalten ohne Motiv
;401
33.7;Zufriedenheit entwickeln, Unzufriedenheit verhindern: Zwei-Faktoren-Theorie nach Herzberg
;403
33.7.1;Leitgedanken zur Motivation;404
33.8;Checkliste;405
33.9;Erfolgreiche Kritikgespräche führen;407
33.9.1;Direkte Ansprache von Mitarbeitern;407
33.9.2;Angemessener Rahmen;408
33.9.3;Orientierung an konkreten Situationen;408
33.9.4;Welches Verhalten ist gewünscht und gewollt?;408
33.9.5;Fragen, ob das Gesagte verstanden wurde;408
33.10;Mit Sekretärinnen und Assistentinnen steht und fällt der Führungserfolg von Vorgesetzten. Seien Sie mutig.
;410
34;Rechtswissen im Sekretariat
;411
34.1;Die wichtigsten Rechte + Pflichten im Office-Management;411
34.2;So kommt ein Vertrag zustande;411
34.2.1;Vertragsvoraussetzungen: Willenserklärung, Angebot, Annahme, Rechts- und Geschäftsfähigkeit
;412
34.2.2;Besonderheiten des Kaufvertrags;414
34.3;Vertretung und Vollmacht: Wer was wie unterschreibt;417
34.3.1;Prokura (ppa);418
34.3.2;Handlungsvollmacht (i. V.; i. A.);418
34.3.3;Die beste Lösung: Eine Unterschriftenregelung;419
34.3.4;Persönlich, vertraulich usw.: Wer welche Post öffnen darf;420
34.4;Formvorschriflen: Was für Rechnung, Geschäflspapier und E-Mails gilt
;420
34.4.1;Das gilt für die GmbH-Geschäftspost;421
34.4.2;Das gilt für die GmbH-Rechnungen;421
34.4.3;Das gilt für GmbH-E-Mails;422
34.4.4;Das gilt für die Geschäftspost einer AG;422
34.4.5;Das gilt für Einzelkaufleute;423
34.5;Mahnung und Vollstreckung: So kommt man ans Geld;423
34.5.1;Das außergerichtliche Mahnverfahren;424
34.5.2;Das gerichtliche Mahnverfahren;424
34.5.3;Die Zwangsvollstreckung;426
34.6;Arbeitsrecht: Das gilt für die Arbeitsverhältnisse;426
34.6.1;Das diskriminierungsfreie Bewerbungsverfahren;426
34.6.2;Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses;429
34.6.3;Arbeitszeugnisse richtig verstehen und formulieren;434
35;Controlling-Wissen für Sekretärinnen
;443
35.1;Wichtige Grundbegriffe, Regelungen und Strategien;443
35.2;Operatives und strategisches Controlling;444
35.3;Der Regelkreis des Controlling;445
35.3.1;1. Mit der Planung Ziele definieren;445
35.3.2;2. Information: Ohne Berichte funktioniert nichts;446
35.3.3;3. Teilaufgaben der Überwachung: Kontrolle und Analyse;447
35.3.4;4. Mit der Steuerung auf das Ziel zuhalten;448
35.4;Werkzeuge des Controlling;448
36;Managementwissen im Sekretariat
;452
36.1;Die wichtigsten Unternehmensstrategien und -techniken im Überblick
;452
36.2;Unternehmen müssen sich stetig wandeln;452
36.3;Total Quality Management (TQM) - umfassende Qualitätskontrolle;453
36.4;Six Sigma;454
36.4.1;Strategische Geschäftsführung und Kennzahlen;454
36.4.2;Six Sigma Organisation;455
36.4.3;Strukturierte Vorgehensweise DMAIC;455
36.5;Kaizen;456
36.6;Balanced Scorecard (BSC);457
36.7;Change-Management;458
36.8;Lernende Organisation;460
36.9;Knowledge-Management - Wissensmanagement;461
36.9.1;Web logs oder Blogs;462
36.9.2;Wikis;462
36.10;Customer Relationship Management (CRM) – Kundenbeziehungsmanagement
;463
37;Weiterführende Quellen
;465
37.1;Linktipps;465
38;Teil VI Selbstmanagement
;466
39;Zeit, Ziele, Zuversicht
;467
39.1;Wege zum modernen Zeitmanagement;467
39.1.1;Ohne Ziel keine Richtung;467
39.1.2;Wozu benötigen wir überhaupt Ziele?;467
39.2;Tunichtgut und Zeitdieb;469
39.3;Grundregeln für zeitsparendes Telefonieren;470
39.3.1;Die elegante Art "Nein" zu sagen;471
39.4;Weg mit dem Hemmschuh .Aufschieberitis";471
39.5;Achterbahn zwischen Leistungshoch und Leistungstief;473
39.6;Prioritäten: Der Primus inter pares;475
39.6.1;A: Aufschreiben von Aufgaben;475
39.6.2;L: Länge der Aufgaben abschätzen;476
39.6.3;P: Pufferzeiten reservieren;477
39.6.4;E: Entscheidungen treffen;477
39.6.5;N: Nachkonlrolle;478
39.7;Wirkungsvolle Waffen gegen die Zetlelwirtschafl;478
39.8;Belohnung muss sein;479
39.9;Checklisten zur Erleichterung im Alltag;480
39.9.1;Checkliste für effektive E-Mail-Bearbeitung;480
39.9.2;Checkliste für Konferenzen/Besprechungen;480
39.10;Checkliste Reisevorbereitung;482
40;Kreativitätstechniken
;483
40.1;Kreative Lösungen im Arbeitsalltag finden;483
40.2;Der kreative Prozess;484
40.3;Voraussetzungen für kreatives Arbeiten;484
40.4;Aufgaben- und Zieldefinilion;485
40.4.1;Die Sechs-W-Melhode;485
40.4.2;Das Ursachen-Wirkungs-Diagramm;486
40.5;Die Techniken;488
40.5.1;Brainstorming;488
40.5.2;Brainwriting;489
40.5.3;Delphi-Befragung;490
40.5.4;Karteikarten-Methode;491
40.5.5;MindMapping;491
40.6;Die Reizwortanalyse;493
40.6.1;Visuelle Syneklik;494
40.6.2;Denkslühle;494
40.6.3;Kopfstandtechnik;495
40.7;Entscheidungsfindung;495
40.8;Ideenumsetzung;496
40.9;In der Praxis ausprobieren;497
41;Kopf oder Zettel? Die Informationsflut im Büro beherrschen
;498
41.1;Mit der Geisselharl-Technik Namen, Ta Dos und Zahlenkombinationen speichern
;498
41.2;Zahlensymbole;498
41.3;Der wandelnde Kalender - so merken Sie sich Ta-Da-Listen;500
41.4;So arbeiten Gehirn und Gedächtnis;504
41.5;Fremdwörter und Fachbegriffe abspeichern;505
41.6;Vokabeln lernen leicht gemacht;508
41.6.1;Vokabel .verbildem";508
41.6.2;Bedeutung der Vokabel .verbildem";509
41.6.3;Beide Bilder verknüpfen;509
41.6.4;Übung zum Vokabeln lernen;510
41.6.5;Verknüpfungsvorschläge zur Übung;511
41.7;Namen und Gesichter abrufen;511
41.7.1;Person, Gesicht, Merkmale oder Verhalten nutzen;512
41.7.2;Namen richtig verstehen;512
41.7.3;Namen .verbildem";512
41.7.4;Bild der Person, das Gesicht oder das auffällige Merkmal bzw. Verhalten mit dem Bild des Namens verknüpfen
;512
41.7.5;Verknüpfung mit allen Sinnen erleben;512
41.7.6;Die Verknüpfung bleibt Ihr Geheimnis;513
41.8;Aus Zahlen werden Geschichten;515
42;Stil &Etikette im Büro
;518
42.1;Mit guten Umgangsformen zum Erfolg;518
42.2;Benimm ist in;518
42.3;Gäste im Büro;519
42.3.1;Beispiel;519
42.3.2;Abholen am Empfang;519
42.3.3;Wer geht vor?;519
42.3.4;Mantel abnehmen;519
42.3.5;Getränke anbieten;519
42.3.6;Bedienung;520
42.3.7;Der Besprechungsraum;521
42.4;Begrüßen und Vorstellen;521
42.5;Grüßen im Beruf;522
42.6;Vorstellung;523
42.7;Dos und Don'ts im Berufsleben;525
42.8;Der erste Eindruck – Businesskleidung
;525
42.8.1;Beispiele;525
42.8.1.1;Ein Bewerbungsgespräch;525
42.8.1.2;Sommer in der Bank;526
42.8.1.3;Das äußere Erscheinungsbild;526
42.8.1.4;Sliisicherheil bei der Kleidung;526
42.8.1.5;Bekleidungsregeln im Beruf;526
42.8.1.6;Businesskleidung für die Frau;527
42.8.1.7;Auf gute Stoffqualität achten;527
42.8.1.8;Proportionen;528
42.8.1.9;Farben und Muster;528
42.8.1.10;Accessoires;528
42.8.1.11;Schuhe;529
42.8.1.12;Bekleidungsvorschriften bei offiziellen Anlässen;529
42.8.1.13;Zu welcher Gelegenheit trägt man welche Kleidung;529
42.8.2;Arbeits- und Geschäftsessen;530
42.8.3;Gute Tischmanieren;530
42.8.3.1;Besteck;530
42.8.3.2;Gedeck;530
42.8.3.3;Gläser;531
42.8.3.4;Serviette;531
42.8.3.5;Büffel;531
42.8.3.6;Kaffee;531
42.8.3.7;Rauchen;531
42.8.3.8;Rechnung;531
42.8.3.9;Restaurantbesuch : Wer geht vor?;532
42.8.3.10;Bei der Auswahl eines Restaurants sollten Sie folgende Fragen beantworten;532
42.9;Schönes Wetter heute, nicht wahr? - Small Talk;533
42.9.1;Wie stellt man den Kontakt zu einer Gruppe her?;534
43;Selbst ist die Power-Frau
;535
43.1;Selbst-Motivation für Sekretärinnen und Assistentinnen;535
43.2;Das wichtigste zuerst;535
43.3;Aber jetzt:;536
43.4;Von außen oder von innen;537
43.4.1;Belohnungsmotivation;537
43.4.2;Bestrafungsmotivation;537
43.4.3;Intrinsische Motivation;537
43.5;Selbstmotivation – hält länger
;538
43.6;Das kann ich! Klarheit über die eigenen Leistungen;539
43.7;Ziele als Motivatoren;540
43.8;Lernen am Vorbild;544
43.9;Die ersten Schritte;545
44;Selbstmarketing für Assistentinnen
;546
44.1;So präsentieren Sie sich erfolgreich im Beruf;546
44.2;Männer reden nicht schlecht über sich selbst, Frauen schon;547
44.3;Glaubenssätze neu formulieren;548
44.4;Systemisch gedacht: Fünf gute Gründe, sich nicht zu präsentieren;550
44.5;Detektivin in eigener Sache: Was eignet sich für Auftritte, wo lohnt sich Selbstpräsentation?
;551
44.6;Kommunikationsstil bei Besprechungen;552
44.7;Spontane Vorstellung: Selbstpräsentation in schwierigen Situationen
;555
44.8;Erfolgreiches Selbstmarketing sichert den beruflichen Erfolg;557
45;Weiterführende Quellen
;558
45.1;Linktipps;558
46;Teil VII Beyond Work
;559
47;Finanzielle Vorsorge für Frauen
;560
47.1;Ihr Weg in die finanzielle Unabhängigkeit – Vermögensplanungund Altersvorsorge
;560
47.1.1;Der erste Schritt: Einkommenssicherung;561
47.1.2;Wer ist wann berufsunfähig? Und wie finde ich den richtigen Anbieter?;563
47.1.3;Gerechtigkeit in der Partnerschaft;564
47.1.4;Vermögensaufbau und Altersvorsorge;564
47.1.5;Systematisch vorgehen: Der Stufenbrunnen;565
47.1.6;"Ihr Fonds fürs Leben": Vermögensverwaltende Fondskonzepte;567
47.1.7;Neue Rentenwelt seit 2005;569
47.1.8;Riestern lohnt sich;570
47.2;Wo finde ich kompetente Beratung?;573
48;Mehr Energie im Büroalltag – gesundheitliche Vorsorge für Assistentin nen
;574
48.1;Mit diversen Ernährungs-, Bewegungs- und Motivationstipps bleiben Sie länger leistungsfähig
;574
48.2;Richtig Essen im Job;575
48.2.1;Mit einer gesunden Grundlage in den Tag;575
48.2.2;Flüssigkeitsversorgung: Wasser als geistiger Fitmacher;577
48.2.3;Ernährungstipps für die Mittagspause;578
48.2.4;Gesunde Fette für den Mittagssnack;578
48.2.5;Energiequelle Eiweiß für Abend- und Geschäftsessen;578
48.3;Energie durch Bewegung: Sport für Berufstätige;580
48.3.1;Den natürlichen Rhythmus nutzen;581
48.3.2;Vorausschauende Planung für mehr Leistungsfähigkeit;582
48.3.3;Übungen für Zwischendurch;582
48.3.4;PowerNapping: wie Sie das Tief überwinden können;584
48.3.5;Selbst für Bewegung sorgen;584
48.3.6;Am Abend: Entspannen und runterkommen;585
48.4;Den inneren Schweinehund überwinden – eigene Visionen entwickeln
;585
48.4.1;Bleiben Sie am Ball;585
48.5;Burnout – eine unterschätzte Krankheit der modernen Zivilisation
;586
48.6;Langfristig Denken – Ressourcen schonen
;591
48.7;Vorlage für die ganzheitliche Wochenplanung:;592
49;Konkurrenzfähig durch lebenslanges Lernen
;593
49.1;Warum Weiterbildung?;593
49.2;Welche Weiterbildung ist die Richtige?;594
49.2.1;1. Berufsbegleitendes Studium;594
49.2.2;2. Seminare und Seminarreihen;595
49.2.3;3. Fernlehrgänge und E-Learnings;595
49.2.4;4. Kongresse und Symposien;596
49.3;In sechs Schritten zum Erfolg: Wie finde ich das beste Angebot für mich?
;596
49.3.1;1. Schritt: Definieren Sie Ihr Ziel;596
49.3.2;2. Schritt: Informieren Sie sich über die Angebote;596
49.3.3;3. Schritt: Erstellen Sie einen Zeitplan;597
49.3.4;4. Schritt: Finden Sie die passende Form;597
49.3.5;5. Schritt: Prüfen Sie die Auswahlkriterien Ort, Termin und Zielgruppe;597
49.3.6;6. Schritt: Klären Sie die Finanzierung;598
49.4;Die Fördertöpfe im Überblick;598
49.5;Werbungskosten: Steuern sparen;600
50;Weiterführende Quellen
;602
50.1;Literatur;602
50.2;Linktipps;602
51;Die Herausgeberinnen;603
52;Die Autorinnen und Autoren;605
53;Stichwortverzeichnis;623
Büroorganisation.- Aufgaben- und Arbeitsplatzorganisation.- Beschaffungsmanagement.- Informations- und Ablagemanagement.- Intranet Office-Handbuch.- Korrespondenz.- Die neue Geschäftskorrespondenz – professionell, kundenorientiert, abwechslungsreich.- Korrespondenz und Corporate Identity.- E-Mail-Management.- Protokollführung.- Chefentlastung.- Terminmanagement mit Microsoft Office Outlook.- Teamarbeit.- Zeitgemäß präsentieren: professionell, überzeugend und motivierend.- Travel-Management.- Event-Management.- Entscheidungsvorbereitung für den Chef.- Kommunikation.- Telefonkommunikation im Sekretariat.- Informationsmanagement.- Konfliktmanagement.- Moderierte Meetings gewinnen immer.- Gesprächsführung.- Interkulturelle Kompetenz.- Assistenz im Management.- Projektmanagement.- Führungswissen im Sekretariat.- Rechtswissen im Sekretariat.- Controlling-Wissen für Sekretärinnen.- Managementwissen im Sekretariat.- Selbstmanagement.- Zeit, Ziele, Zuversicht.- Kreativitätstechniken.- Kopf oder Zettel? Die Informationsflut im Büro beherrschen.- Stil & Etikette im Büro.- Selbst ist die Power-Frau.- Selbstmarketing für Assistentinnen.- Beyond Work.- Finanzielle Vorsorge für Frauen.- Mehr Energie im Büroalltag – gesundheitliche Vorsorge für Assistentinnen.- Konkurrenzfähig durch lebenslanges Lernen.
Zeitgemäß präsentieren: professionell, überzeugend und motivierend (S. 200-201)
Anita Hermann-Ruess
So gestalten Sie erfolgreiche Präsentationen
PowerPoint-Orgien sind out: Mit langweiligen und monotonen Folienschlachten, mit BulletCharts wie Bleiwüsten oder mit kindlichen Clip-Arts ist heute kein Sieg mehr zu erringen. Doch wie präsentiert man heute zeitgemäß? Wie überzeugt man ein immer kritischer und anspruchsvoller werdendes Publikum? Und welche Aufgaben können Assistentinnen übernehmen, um Ihre Vorgesetzten mit professionellen und überzeugenden Präsentationen zu unterstützen? Wir verraten Ihnen die wichtigsten Methoden und Tipps für herausragende Präsentationen.
Mit dem Begriff Präsentieren assoziiert man heute das Programm PowerPoint. Man öffnet die Anwendung, gibt Text und Diagranune ein, sucht passende Cliparts - und fertig ist die Präsentation. Und weil es so einfach ist, wird Chart um Chart produziert. Noch ein Detail, noch eine Tabelle, noch eine Statistik. Aber ist das tatsächlich effektiv? Sind solche Präsentationen dazu geeignet, das eigene Unternehmen ins beste Licht zu rücken? Sind leblose Folien, abgedunkelte Räume und monotone Vorträge die erste Wahl, um Mitarbeiter zu motivieren oder um Kunden zu begeistern? Sind Satzfragmente, die via Gießkannenprinzip auf die Entscheider niederprasseln, optimales Instrument, um sie für die eigenen Ideen oder Positionen zu gewinnen?
Laut einer aktuellen Umfrage des Wall-Street-Joumals empfinden Zuhörer 40 Prozent aller Präsentationen als einschläfernd, 44 Prozent als langweilig, 13 Prozent als befriedigend und nur 3 Prozent als begeisternd. Worin liegt also der Fehler der Präsentierenden? 90 Prozent verlassen sich nur auf das Universalinstrument PowerPoint, lesen mit monotoner Stimme und starrer Haltung die unzähligen Textfolien vor und schläfern ihr Publikum damit ein. So effektiv PowerPoint llllS bei der Produktion einer Präsentation unterstützt, genauso effektiv kann es den Live-Auftritt sabotieren.
Müssen wir also PowerPoint deinstallieren? Natürlich nicht - es muss nur richtig angewendet werden. Es ist an der Zeit, sich von den langweiligen, mit Aufzählungen überfrachteten Präsentationen zu verabschieden. Aber wie es besser machen?
Erfolgsgeheimnisse zeitgemäßer Präsentationen
Es hat sich viel getan, seit PowerPoint 1987 erfunden wurde. Damals gab es noch keine Digitalkameras, keine Intemetportale für Grafiken, Fotos und Designs. Heute haben wir unbegrenzten Zugang zu hochwertigen und kostengünstigen Bildern und Grafiken. Das hat zu einer Professionalisienmg des Designs geführt. Präsentationen sind heute bereits bildhafter, emotionaler und wirksamer.
Die Präsentationsrhetorik hat neue Erfahrungen gesammelt: Wir wissen heute, wie Menschen entscheiden und was sie an Präsentationen bevorzugen. Wir wissen, wie sie entscheiden, warum sie so entscheiden und wie man Entscheidungen positiv lenken kann. Wichtigstes Merlanal dabei: Präsentationen werden immer kürzer, präziser und damit erfolgreicher.
