Akhavan-Hezavei / Rodatus / Rompel Handbuch Sekretariat und Office-Management
5. Auflage 2014
ISBN: 978-3-8349-4610-2
Verlag: Betriebswirtschaftlicher Verlag Gabler
Format: PDF
Kopierschutz: 1 - PDF Watermark
Praxisleitfaden für effiziente Büroorganisation, wirksame Chefentlastung und erfolgreiche Assistenz im Management
E-Book, Deutsch, 563 Seiten, eBook
ISBN: 978-3-8349-4610-2
Verlag: Betriebswirtschaftlicher Verlag Gabler
Format: PDF
Kopierschutz: 1 - PDF Watermark
Die Anforderungen an Sekretärinnen und Assistentinnen sind in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen. Das betrifft zum einen den Umgang mit den neuen Medien, zum anderen aber auch die vielfach neu hinzugekommenen verantwortungsvollen Aufgaben der Sekretärin oder Assistentin in den Unternehmen, z. B. aktive Chefentlastung oder Projektmanagement. Sekretärinnen und Assistentinnen, die diese neuen Anforderungen erfolgreich meistern wollen, finden in diesem Nachschlagewerk komprimiertes Expertenwissen, Erfahrungen und Antworten auf die wichtigsten Fragen aus der Sekretariatspraxis. Die Herausgeberinnen haben das Know-how 32 namhafter Autorinnen und Autoren, alles ausgewiesene Spezialisten in ihren Themenbereichen, zusammengetragen. Das Werk erscheint nun bereits in der 5., aktualisierten Ausgabe.
Maria Akhavan ist Verlagsleiterin Corporate Publishing bei Springer DE, Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH. Sie war von 1999 bis 2010 Chefredakteurin der Fachzeitschrift working@office. Daneben leitete sie als Verlagsbereichsleiterin das gesamte Buchprogramm des Springer Gabler Verlags sowie die Seminar- und Weiterbildungsaktivitäten des Gabler Management Instituts (GMI) und Sekretariat Seminare für Fach- und Führungskräfte in Wirtschaft, öffentlicher Verwaltung und Office-Management.Angelika Rodatus, Diplom-Kauffrau, hat als Chefredakteurin lange Jahre einen Sekretärinnen-Newsletter betreut. Heute ist sie als freie Journalistin und Autorin im Bereich Wirtschaft und Office-Management tätig. Annette Rompel, studierte Germanistin, ist seit Oktober 2009 Chefredakteurin der Zeitschrift working@office. Seit 2008 ist sie Jury-Mitglied des bundesweiten Wettbewerbs 'Leitz sucht Deutschlands beste Sekretärin'.
Zielgruppe
Professional/practitioner
Autoren/Hrsg.
Weitere Infos & Material
1;Vorwort zur 5. Auflage;5
2;Inhaltsverzeichnis;7
3;Teil I Büroorganisation;11
3.1;Beschaffungsmanagement;12
3.1.1;Professionell und kostenoptimiert einkaufen;12
3.1.2;Ausgangspunkt des Beschaffungsprozesses;13
3.1.3;Die Anfrage;15
3.1.4;Angebotsvergleich;17
3.1.5;Die Angebotsverhandlung;19
3.1.6;Auftragsvergabe: Die Bestellung;21
3.1.7;Kontrolle der Leistungserbringung;23
3.1.8;Anhang;24
3.2;Informations- undAblagemanagement;25
3.2.1;Professionell mit Informationen umgehen und eine effiziente Ablage aufbauen;25
3.2.2;Informationen sind die Nabelschnur;25
3.2.3;Warum benötigt man Informationen?;26
3.2.4;Informationen aufnehmen und verarbeiten;27
3.2.5;Informieren kann nur der Informierte;27
3.2.6;Das ist Ihr Gewinn;29
3.2.7;Weg mit der Informationsflut – Informationen beim Eingang filtern;30
3.2.8;Nicht mehr suchen, sondern gezielt wiederfinden;33
3.2.9;Warum Unterlagen aufbewahren?;34
3.2.9.1;1. Betriebliche Notwendigkeiten;34
3.2.9.2;2. Gesetzliche Vorschriften;34
3.2.9.3;3. Internationale Normung DIN ISO 15489;34
3.2.9.4;4. Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten;35
3.2.9.5;5. Interne Aufbewahrungsfristen;35
3.2.10;In welcher Form muss aufbewahrt werden?;35
3.2.11;Eine Ablagestruktur aufbauen und die Ordnung beibehalten;35
3.2.12;Warum gestaltet sich Ablage so schwierig?;36
3.2.13;Das problematische Merkmal „Gegenstand“;38
3.2.14;Ablegen nach „Prozessen“;39
3.2.15;Was ist ein Prozess?;40
3.2.16;Prozesslandkarte und Prozessarten;42
3.2.17;Der Prozessorientierte Aktenplan (ein Auszug);43
3.2.18;Prozessorientiertes Ablagesystem (PAS);44
3.2.19;Prozess-, Vorgangs- und Wissensdokumente;44
3.2.20;Vorteile des prozessorientierten Ablagesystems;45
3.2.21;Holen Sie alle mit ins Boot;46
3.2.22;Das 8-Schritte-Schema der Ablage-Reorganisation;46
3.3;Intranet Office-Handbuch;48
3.3.1;Internes Wissen auf Mausklick verfügbar;48
3.3.2;Die Managementassistentin als Informationsmanagerin;48
3.3.3;Schritt für Schritt zur unternehmensweiten Wissensdatenbank.;49
3.3.3.1;Schritt 1: Wer einen hohen Turm bauen will, muss lange am Fundament verweilen;49
3.3.3.2;Schritt 2: Wie überzeugen Sie Ihren Chef?;49
3.3.3.3;Schritt 3: Wie bekommen Sie andere Kolleginnen ins Boot?;50
3.3.3.3.1;Tipps für teamgerechtes Verhalten:;50
3.3.3.3.2;Charakteristika eines Hochleistungsteams:;51
3.3.3.3.3;Welche Aufgaben hat die Teamleitung?;52
3.3.3.4;Schritt 4: Ziele schriftlich fixieren!;52
3.3.3.4.1;Leitfaden für Ihren PowerPoint-Vortrag:;52
3.3.3.4.2;Die Projektleitung behält die Übersicht;55
3.3.3.4.3;Anforderungsprofil für die Teamleitung;55
3.3.3.5;Schritt 5: Zusammenarbeit mit anderen Kollegen sichern;56
3.3.3.5.1;Papierlos ist effizient;56
3.3.3.6;Schritt 6: Inhalte sammeln und strukturieren;56
3.3.3.6.1;Impulse von außen sind wichtig!;56
3.3.3.7;Schritt 7: Teammeetings organisieren;57
3.3.3.7.1;Regelmäßige Treffen sind ein Muss!;57
3.3.3.8;Schritt 8: Am Projekt wachsen;58
3.3.3.8.1;Kritische Situationen in der Zusammenarbeit mit dem Team erfolgreich meistern;58
3.3.3.9;Schritt 9: Update sicherstellen;59
3.3.3.10;Schritt 10: Regelmäßigen Relaunch anstoßen;59
3.3.4;Checkliste: Arbeitspaket;60
3.3.5;Checkliste: Projektauftrag;61
3.3.6;Checkliste: Termin- und Vorgehensplan;62
3.4;Weiterführende Quellen;63
3.4.1;Literatur;63
3.4.2;Linktipp;63
4;Teil II Korrespondenz;64
4.1;Die neue Geschäftskorrespondenz –professionell, kundenorientiert,abwechslungsreich;65
4.1.1;Ist Ihre Korrespondenz wirklich die Visitenkarte Ihres Unternehmens?;65
4.1.1.1;Form und Norm;65
4.1.1.2;Korrespondenz und Unternehmensphilosophie;66
4.1.1.3;Kundenorientierte Ausdrucksweise;66
4.1.2;So erreichen Sie, dass Ihre Korrespondenz gelesen wird!;67
4.1.2.1;Stellen Sie den Empfänger in den Mittelpunkt!;67
4.1.2.2;Der gelungene Einstieg;68
4.1.2.3;So können Sie Ihren Brief beginnen!;69
4.1.2.4;Das gelungene Briefende – der letzte Eindruck ist entscheidend;73
4.1.2.5;Beispiele für ein gelungenes Briefende;75
4.1.3;Konkrete Korrespondenztipps;76
4.1.3.1;Abkürzungen;76
4.1.3.2;Absätze;80
4.1.3.3;Abschnitte;81
4.1.3.4;Absender;81
4.1.3.5;Anführungszeichen;83
4.1.3.6;Anlage(n);83
4.1.3.7;Anrede;84
4.1.3.8;Anschriftfeld;89
4.1.3.9;Häufig gestellte Fragen zum Thema „Anschriftfelder“;93
4.1.3.10;Auslandsanschrift;100
4.1.4;Betreff;101
4.2;E-Mail-Management;103
4.2.1;Die elektronische Post sinnvoll einsetzen;103
4.2.2;Der Triumphzug der elektronischen Post;103
4.2.3;Woher kommt die E-Mail-Flut?;104
4.2.4;Umgang mit E-Mails – intelligent und effizient!;104
4.2.4.1;Basics;105
4.2.4.2;Inhaltliche Tipps;106
4.2.4.3;Technische Tipps;107
4.2.5;Schaltzentrale E-Mail: Die E-Mail-Flut bewältigen;108
4.2.6;Überfüllter Posteingang – was nun?;109
4.2.6.1;Richten Sie sich feste Lesezeiten ein!;109
4.2.6.2;Haben Sie den Mut, E-Mails ungelesen zu löschen!;110
4.2.6.3;Erledigen Sie schnelle Arbeiten sofort!;110
4.2.6.4;Nutzen Sie die Möglichkeiten der Wiedervorlage!;111
4.2.6.5;Halten Sie Ordnung;112
4.2.6.6;Nutzen Sie die zusätzlichen Möglichkeiten Ihres Mail-Programms;113
4.2.7;Mensch und Informationstechnologie Hand in Hand;114
4.3;Protokollführung;115
4.3.1;Kernaussagen auf den Punkt und in Form bringen;115
4.3.2;So geht’s leichter – Aufzeichnungstechniken und -methoden;117
4.3.2.1;Dreispaltiges Protokoll-Formular;119
4.3.2.2;Das Pro-Contra-Blatt;119
4.3.2.3;Das Drei-Phasen-Protokollblatt;120
4.3.2.4;Mindmapping;122
4.3.3;Was muss rein ins Protokoll;123
4.3.4;Gut in Form – das druckreife Protokoll;124
4.3.5;Auswertung und Nachbereitung – Erfolgs-/Ergebniskontrolle;127
4.3.6;Aufbau einer Besprechung;128
4.3.6.1;Einleitung;128
4.3.6.2;Durchführung;128
4.3.6.3;Auswertung;128
4.3.6.4;Verabschiedung;128
4.3.7;Orientierung vor der Sitzung;129
4.3.8;Erstellen eines Protokoll-Entwurfs;131
4.3.9;Von der Sitzung zum Protokoll-Entwurf;132
4.3.10;Muster eines Protokollformulars;133
4.3.10.1;Alternativformular:;134
4.4;Weiterführende Quellen;135
4.4.1;Literatur;135
4.4.2;Linktipps;135
5;Teil III Chefentlastung;136
5.1;Terminmanagement mit MicrosoftOffice Outlook 2010;137
5.1.1;Termine professionell planen und im Auge behalten;137
5.1.2;Gut organisiert starten;137
5.1.2.1;Der Navigationsbereich;138
5.1.2.2;Ansichtsbereich;138
5.1.2.3;Lesebereich;138
5.1.2.4;Die Aufgabenleiste;139
5.1.3;Was ist für Sie wichtig?;139
5.1.4;Effektive Aufgaben- und Zeitplanung mit Outlook;139
5.1.5;Termine planen;139
5.1.5.1;Termine eingeben;141
5.1.5.2;Termine thematisch gruppieren;142
5.1.6;Termine in Serie;143
5.1.7;Termine optisch erfassen;144
5.1.8;Besprechungen planen;145
5.1.8.1;Besprechungsanfragen stellen;145
5.1.8.2;Den aktuellen Stand überprüfen;146
5.1.8.3;Mehrere Kalender anzeigen;147
5.1.9;Aufgaben planen;148
5.1.10;Aufgaben im Blick behalten;149
5.1.11;E-Mails in Aufgaben oder Termine umwandeln;151
5.1.12;Kategorien erleichtern die spätere Suche;151
5.1.12.1;Kategorien erstellen und zuweisen;151
5.1.12.2;Informationen nach Kategorien gruppieren und suchen;152
5.2;Virtuelle Chefentlastung;155
5.2.1;So klappt Chefentlastung virtuell;155
5.2.2;Anforderungen früher und heute;156
5.2.3;Die Beherrschung der Informationsflut;156
5.2.3.1;Moderne Kommunikationstechnologien;157
5.2.3.2;Das Telefon;157
5.2.3.3;Internet;158
5.2.3.4;E-Mail;159
5.2.3.5;Usenet, Newsgroups und Webforen;159
5.2.3.6;Chat;160
5.2.3.7;Internet Telefonie/Videokonferenz, Instant Messaging;161
5.2.3.8;Weblog;161
5.2.3.9;Twitter;161
5.2.3.10;RSS-Feed;162
5.2.3.11;Social Networks;162
5.2.3.12;Smartphones;163
5.2.3.13;Blackberrys;164
5.2.4;Kommunikationsformen zwischen Personen;164
5.2.4.1;Anforderungen an moderne Kommunikationstechnologien;165
5.2.4.2;Was bedeutet Transparenz im Sekretariat?;166
5.2.4.3;Was kann die Abläufe stören? Worauf ist zu achten?;168
5.2.5;Wo geht die Reise hin im Sekretariat?;168
5.2.6;Weiterbildung;169
5.3;Teamarbeit;170
5.3.1;Gemeinsam Ziele erreichen und gleichzeitig die eigenen Fähigkeiten ausbauen;170
5.3.2;Vorteile der Teamarbeit;170
5.3.3;Voraussetzungen und Rahmenbedingungen;172
5.3.4;Entwicklungsphasen eines Teams;173
5.3.4.1;Formierungsphase;174
5.3.4.2;Konfliktphase;174
5.3.4.3;Normierungsphase;174
5.3.4.4;Arbeitsphase;175
5.3.5;Die verschiedenen Teamrollen;175
5.3.6;Ihre Rolle im Team;176
5.3.6.1;Teamverstärker;177
5.3.6.2;Weitere Teamverstärker: Erhaltungs- und Aufbaurollen;178
5.3.7;Konflikte im Team erkennen und bewältigen;179
5.3.7.1;Der Umgang mit schwierigen Teammitgliedern;181
5.3.7.2;Der Umgang mit Konflikten im Unternehmen;181
5.3.8;Erfolgreiche Teamarbeit gestalten;182
5.3.8.1;Teamgeist fördern;183
5.3.8.2;Rahmenbedingungen für erfolgreiche Teamarbeit;184
5.4;Zeitgemäß präsentieren:professionell, überzeugend undmotivierend;185
5.4.1;So gestalten Sie erfolgreiche Präsentationen;185
5.4.2;Erfolgsgeheimnisse zeitgemäßer Präsentationen;186
5.4.3;1. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind emotional;186
5.4.3.1;Statt:;187
5.4.3.2;Besser so:;188
5.4.3.3;So nicht – Negativbeispiele für Charts;189
5.4.3.4;So nicht: Überladener Master;189
5.4.3.5;So nicht: Bullet-Chart;189
5.4.3.6;So nicht: Information Overload;190
5.4.3.7;So nicht: Überladene Folie;190
5.4.3.8;Besser so – Positivbeispiel für Charts;191
5.4.3.9;Leerer weißer Folienmaster:;191
5.4.3.10;Aussagekräftige Diagramme:;192
5.4.3.11;Sinnvolle Animationen:;192
5.4.3.12;Emotionale Bildfolien:;193
5.4.4;2. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind präzise;194
5.4.5;3. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind kurz;194
5.4.5.1;Vorgehensweise Hyperlinkpräsentation;195
5.4.6;4. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind interaktiv;197
5.4.7;5. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind abwechslungsreich;197
5.4.7.1;20 Alternativen zur Aufzählungsfolie „Sie erhalten hohe Qualität“;198
5.4.8;6. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind unterhaltsam;199
5.4.9;7. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind „PowerPoint-reduziert“;200
5.4.9.1;Vorgehensweise: Folie ausblenden;200
5.4.10;8. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind bildreich;201
5.4.11;9. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind schlicht;202
5.4.12;10. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind hochwertig;204
5.5;Travel-Management;205
5.5.1;Grundlagen für das effiziente Planen, Organisieren und Nachbereiten von Geschäftsreisen;205
5.5.2;Basiswissen: Was versteht man unter Travel-Management?;205
5.5.3;Travel-Management – Organisatorische Einbindung;207
5.5.4;Aufgaben des Geschäftsreisemanagements;207
5.5.5;Kosten im Geschäftsreisemanagement positiv beeinflussen;208
5.5.6;Was ist eine Reiserichtlinie?;211
5.5.7;Geschäftsreisen planen und buchen;212
5.5.8;Der Reisebüroservice und seine Kosten;213
5.5.9;Reisebuchung effizient gestalten;214
5.5.9.1;Bahntickets;215
5.5.9.2;Mietwagen;216
5.5.9.3;Hotels;216
5.5.10;Zahlungsmittel;218
5.5.11;Die Reisestellenkarte;218
5.5.12;Vorschuss oder Mitarbeiterkreditkarte;219
5.5.13;Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber Geschäftsreisenden;221
5.5.14;Reisevorbereitung;221
5.5.15;Während der Reise: Was tun, wenn etwas passiert?;222
5.5.16;Die Reisekostenabrechnung;223
5.5.16.1;Rechnungsanforderungen zur Akzeptanz zum Vorsteuerabzug in Deutschland;223
5.5.16.2;Bewirtung von Geschäftsfreunden;224
5.5.16.3;Anforderungen an die Rechnung der Gaststätte;224
5.5.17;Glossar;225
5.5.18;Beispielhafte Inhaltsübersicht einer Reiserichtlinie;227
5.5.19;Beispielhaftes Inhaltsverzeichnis für einen Travel Guide;230
5.5.20;Muster einer Reisemittelbestellung;233
5.6;Event-Management;235
5.6.1;Professionell Firmenveranstaltungen, Messen und Events organisieren;235
5.6.2;Grundlagen der Veranstaltungsorganisation;235
5.6.2.1;Die Schlüsselfragen der Veranstaltungsplanung:;236
5.6.3;Externe Dienstleister: Wichtige Recherchequellen;237
5.6.3.1;Kontaktbörse Messen;237
5.6.3.2;Wichtige Ansprechpartner (mit kostenlosem Service);238
5.6.3.3;Fachzeitschriften;238
5.6.3.4;Kontaktbörse Veranstaltungen;239
5.6.4;Externe Dienstleister: Die Zusammenarbeit;240
5.6.5;Die Basics Ihrer Veranstaltung: Veranstaltungsziele und Zielgruppe;240
5.6.5.1;Veranstaltungsziel;240
5.6.5.2;Ihre Zielgruppe;241
5.6.6;Budgetierung und Kostenkontrolle;242
5.6.6.1;Sicher planen: Soll-Ist-Vergleich;243
5.6.7;Das Wann und Wo: Ihr Veranstaltungssetting;244
5.6.7.1;Veranstaltungstermin;244
5.6.7.2;Die Location;244
5.6.7.3;Das Tagungshotel als Veranstaltungslocation;245
5.6.7.4;Rahmen- und Freizeitprogramme;245
5.6.8;Notfallplanung, Anmeldung, Versicherungen und Gebühren;246
5.6.8.1;Notfallplanung;246
5.6.8.2;Versicherungen;247
5.6.8.3;Anmeldungen;248
5.6.8.4;Abgaben: GEMA und KSK;249
5.6.9;Veranstaltungsnachbereitung und Abschlussbericht;249
5.6.9.1;Folgende Punkte sind zu prüfen bzw. durchzuführen;249
5.6.9.2;Mindestens folgende Fragen sollten im Abschlussbericht beantwortet werden;250
5.6.10;Aufstellung möglicher Veranstaltungs-Kostenarten;251
5.6.11;Kontinuierliche Kostenverfolgung;255
5.7;Entscheidungsvorbereitung für den Chef;256
5.7.1;Die Assistenz als Motor für kluge und schnelle Entscheidungen;256
5.7.2;Kriterien für die Entscheidung;257
5.7.3;Priorisierung der Kriterien;258
5.7.4;Termine beachten;259
5.7.5;Aufwand und Kosten;261
5.7.6;Nutzen und Gewinn;262
5.7.7;Betroffene Personen und Projekte;263
5.7.7.1;Briefinggespräch mit dem Chef;265
5.7.7.2;Sämtliche Alternativen aufzeigen;265
5.7.7.3;Alle Informationen sammeln;266
5.7.7.4;Strukturieren und ordnen;266
5.7.7.5;Management Summary;267
5.7.7.6;Visualisierung und Darstellung;267
5.7.7.7;Erinnerung und Wiedervorlage;267
5.7.8;Die sieben größten Fehler bei der Entscheidungsvorbereitung;268
5.7.8.1;Den Entscheider drängeln;268
5.7.8.2;Unvollständig vorbereiten;268
5.7.8.3;Wichtige Personen nicht einbeziehen;268
5.7.8.4;Die Entscheidung abnehmen;269
5.7.8.5;Zu viel Text schreiben;269
5.7.8.6;Rechenfehler oder unsaubere Darstellung von Fakten;269
5.7.8.7;Die Zusammenfassung fehlt;269
5.7.9;Typische Beispiele für versteckte Nebenkosten;269
5.7.9.1;Mailings;269
5.7.9.2;Warenbestellungen;270
5.7.9.3;Hotelbuchungen;270
5.7.9.4;Einführen einer neuen Software;270
5.8;Weiterführende Quellen;271
5.8.1;Literatur;271
5.8.2;Linktipps;271
6;Teil IV Kommunikation;272
6.1;Konfliktmanagement;273
6.1.1;Konflikte frühzeitig erkennen, konstruktiv bearbeiten und kreativ lösen;273
6.1.2;Konfliktbewältigung;273
6.1.3;„Love it, change it or leave it”: Ändere deine Einstellung, verändere die Situation oder gehe;276
6.1.3.1;Love it;276
6.1.3.2;Übungstipps aus der Kinesiologie;277
6.1.3.3;Change it;278
6.1.3.4;Leave it;278
6.1.4;Konfliktanalyse;280
6.1.4.1;Konfliktarten;280
6.1.4.2;Konfliktmerkmale;281
6.1.4.3;Eskalationsstufen;281
6.1.4.4;Konfliktlösungsstrategien;283
6.1.5;Konfliktursachen und Lösungen;284
6.1.5.1;Digitalisierung;284
6.1.5.2;Bezugsrahmen;285
6.1.5.3;Grundpositionen;285
6.1.5.4;Die wichtigsten Regeln für erfolgreiche Klärungsgespräche;286
6.1.5.5;Unterschiedliche Ziele;287
6.1.5.6;Werte und Glaubenssätze;287
6.2;Meetings professionell moderieren;289
6.2.1;Professionelle Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung von Besprechungen;289
6.2.2;Monolog oder Meeting?;289
6.2.3;Moderieren kann jeder lernen;290
6.2.4;Der Moderator ist unparteiischer Schiedsrichter und Hebamme für das Ergebnis;290
6.2.5;Gute Vorbereitung ist die halbe Miete und für Assistentinnen ein Klacks;290
6.2.6;Jeder Gastgeber begrüßt seine Gäste persönlich;291
6.2.7;Wer den Überblick hat, hat Interesse;292
6.2.8;Die Erwartungen der Teilnehmer helfen dem Moderator;293
6.2.9;Spielregeln sind auch für Erwachsene ein Muss;294
6.2.10;Zehn Minuten Information: In der Kürze liegt die Würze;294
6.2.11;Diskussionsthemen sammeln;295
6.2.12;Punkte kleben, um Themen zu priorisieren;297
6.2.13;Aktivierungsfragen bringen die Diskussion in Gang;298
6.2.14;Der Moderator hält das Diskussionsruder fest in der Hand;298
6.2.15;Der Umgang mit schwierigen Teilnehmern ist ganz einfach;299
6.2.16;Jedes Diskussionsergebnis verlangt eine konkrete Maßnahme;300
6.2.17;Die Teilnehmer haben das letzte Wort;301
6.2.18;Der gute Gastgeber verabschiedet seine Gäste persönlich;301
6.2.19;Weniger ist mehr: Auch das Protokoll steht im Dienst der Teilnehmer;302
6.3;Gesprächsführung;303
6.3.1;Im Gespräch agieren und reagieren, ohne in die Defensive zu geraten;303
6.3.2;Gemeinsamkeiten aller Gespräche;303
6.3.3;Gesprächsvorbereitung;304
6.3.4;Gesprächsverlauf;306
6.3.4.1;Die Gesprächseinleitung;306
6.3.4.2;Die Gesprächseröffnung;306
6.3.4.3;Der Hauptteil;307
6.3.4.4;Der Gesprächsabschluss;307
6.3.5;Wer fragt, führt – aber wie?;308
6.3.6;Positiv formulieren;311
6.3.6.1;Von unklaren zu klaren Formulierungen;311
6.3.6.2;Von passiven zu aktiven Formulierungen;313
6.3.6.3;Von vergangenheits- zu zukunftsorientierten Formulierungen;313
6.3.6.4;Von verurteilenden zu wertschätzenden Formulierungen;314
6.3.7;Nutzen Sie Gesprächsförderer;315
6.3.8;Meiden Sie Gesprächsfallen;315
6.3.9;Erkennen Sie Fallstricke;316
6.4;Interkulturelle Kompetenz;318
6.4.1;Geheime Regeln beachten und unsichtbare Barrieren überwinden;318
6.4.2;Europas Norden (Norwegen, Schweden, Dänemark, Finnland);318
6.4.3;Westeuropa (Frankreich, Großbritannien, Irland);319
6.4.4;Südeuropa (Italien, Spanien, Portugal, Türkei);320
6.4.5;Mitteleuropa (Polen, Ungarn, Tschechen, Slowaken, Bulgaren);321
6.4.6;USA und Kanada;322
6.4.7;Südamerika;323
6.4.8;Asien;323
6.4.9;Naher Osten und arabische Staaten;326
6.4.10;Russland;327
6.4.11;Andere Kulturen schätzen;327
6.5;Weiterführende Quellen;329
6.5.1;Linktipps;329
7;Teil V Assistenz im Management;330
7.1;Projektmanagement;331
7.1.1;So managen Sie Projekte professionell und zielorientiert;331
7.1.2;Projektdefinition;331
7.1.2.1;Zeitlicher Rahmen;331
7.1.2.2;Ressourcenplanung;332
7.1.2.3;Komplexität;332
7.1.2.4;Know-how-Zuwachs;332
7.1.2.5;Definition Projekt;332
7.1.3;Projektgliederung nach Phasen;333
7.1.3.1;Phase 1 – Vorphase;333
7.1.3.2;Phase 2 – Projektplanung;334
7.1.3.3;Phase 3: Projektsteuerung – Realisierungsphase;335
7.1.3.4;Phase 4: Projektabschluss;335
7.1.4;Projektideen formulieren und präsentieren;335
7.1.4.1;So holen Sie die Entscheider ins Boot;336
7.1.4.2;Die wichtigsten Fixpunkte;337
7.1.5;Vom Problem zum Projekt;337
7.1.5.1;Problembeschreibung;338
7.1.5.2;Zufriedenheitsskala;338
7.1.5.3;ABC-Analyse;339
7.1.5.4;Klarheit führt zu Lösungen;341
7.1.6;Risikoanalyse;341
7.1.6.1;Risiko analysieren, Lösungen finden;341
7.1.6.2;Risikoabschätzung;341
7.1.6.3;Machbarkeit;341
7.1.6.4;Ursachenforschung;341
7.1.6.5;Zieldefinition;342
7.1.6.6;Strategisch vorgehen;342
7.1.7;Zeitmanagement;342
7.1.7.1;Die Zeitleiste fest im Blick;342
7.1.7.2;Übersicht mit Software-Einsatz;343
7.1.7.3;Terminplan;344
7.1.7.4;Meilensteine;345
7.1.7.5;Ereignislisten;345
7.1.8;Kostenkalkulation;347
7.1.8.1;Kostenentwicklung erkennen;347
7.1.9;Projektabschluss;348
7.1.9.1;Projektabschlussbericht;349
7.1.9.2;Projektnutzen;350
7.2;Führungswissen im Sekretariat;352
7.2.1;So unterstützen Assistentinnen ihre Führungskräfte bei der Mitarbeiterentwicklung und -motivation;352
7.2.2;Mitarbeiterführung – worum es geht;352
7.2.2.1;Das Führungsdreieck;352
7.2.3;Anforderungen an eine Führungskraft;354
7.2.3.1;Führungseigenschaften;354
7.2.3.2;Selbstreflexion – Das JoHari-Fenster;355
7.2.4;Der Führungsstil;356
7.2.4.1;Lenken;357
7.2.4.2;Trainieren;358
7.2.4.3;Unterstützen;358
7.2.4.4;Delegieren;358
7.2.5;Bestimmung des Entwicklungsstandes eines Mitarbeiters;358
7.2.6;Motivation – es gibt kein Verhalten ohne Motiv;361
7.2.6.1;Zufriedenheit entwickeln, Unzufriedenheit verhindern: Zwei-Faktoren-Theorie nach Herzberg;363
7.2.6.2;Leitgedanken zur Motivation;364
7.2.7;Checkliste;365
7.2.8;Erfolgreiche Kritikgespräche führen;367
7.2.8.1;Direkte Ansprache von Mitarbeitern;367
7.2.8.2;Angemessener Rahmen;368
7.2.8.3;Orientierung an konkreten Situationen;368
7.2.8.4;Welches Verhalten ist gewünscht und gewollt?;368
7.2.8.5;Fragen, ob das Gesagte verstanden wurde;368
7.2.9;Mit Sekretärinnen und Assistentinnen steht und fällt der Führungserfolg von Vorgesetzten. Seien Sie mutig.;370
7.3;Rechtswissen im Sekretariat;371
7.3.1;Die wichtigsten Rechte + Pflichten im Office-Management;371
7.3.2;So kommt ein Vertrag zustande;371
7.3.2.1;Vertragsvoraussetzungen: Willenserklärung, Angebot, Annahme, Rechts- und Geschäftsfähigkeit;372
7.3.2.2;Besonderheiten des Kaufvertrags;374
7.3.3;Vertretung und Vollmacht: Wer was wie unterschreibt;377
7.3.3.1;Prokura (ppa);378
7.3.3.2;Handlungsvollmacht (i. V.; i. A.);378
7.3.3.3;Die beste Lösung: Eine Unterschriftenregelung;379
7.3.3.4;Persönlich, vertraulich usw.: Wer welche Post öffnen darf;380
7.3.4;Formvorschriften: Was für Rechnung, Geschäftspapier und E-Mails gilt;380
7.3.4.1;Das gilt für die GmbH-Geschäftspost;381
7.3.4.2;Das gilt für die GmbH-Rechnungen;381
7.3.4.3;Das gilt für GmbH-E-Mails;382
7.3.4.4;Das gilt für die Geschäftspost einer AG;382
7.3.4.5;Das gilt für Einzelkaufleute;383
7.3.5;Mahnung und Vollstreckung: So kommt man ans Geld;383
7.3.5.1;Das außergerichtliche Mahnverfahren;384
7.3.5.2;Das gerichtliche Mahnverfahren;384
7.3.5.3;Die Zwangsvollstreckung;386
7.3.6;Arbeitsrecht: Das gilt für die Arbeitsverhältnisse;386
7.3.6.1;Das diskriminierungsfreie Bewerbungsverfahren;386
7.3.6.2;Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses;389
7.3.6.3;Arbeitszeugnisse richtig verstehen und formulieren;394
7.4;Managementwissen im Sekretariat;403
7.4.1;Die wichtigsten Unternehmensstrategien und -techniken im Überblick;403
7.4.2;Unternehmen müssen sich stetig wandeln;403
7.4.3;Total Quality Management (TQM) – umfassende Qualitätskontrolle;404
7.4.4;Six Sigma;405
7.4.4.1;Strategische Geschäftsführung und Kennzahlen;405
7.4.4.2;Six Sigma Organisation;405
7.4.4.3;Strukturierte Vorgehensweise DMAIC;406
7.4.5;Kaizen;407
7.4.6;Balanced Scorecard (BSC);408
7.4.7;Change-Management;409
7.4.8;Lernende Organisation;411
7.4.9;Knowledge-Management – Wissensmanagement;412
7.4.9.1;Weblogs oder Blogs;413
7.4.9.2;Wikis;413
7.4.10;Customer Relationship Management (CRM) – Kundenbeziehungsmanagement;414
7.5;Weiterführende Quellen;416
7.5.1;Linktipps;416
8;Teil VI Selbstmanagement;417
8.1;Modernes Zeitmanagement;418
8.1.1;Wege zum modernen Zeitmanagement;418
8.1.2;Ohne Ziel keine Richtung;418
8.1.2.1;Wozu benötigen wir überhaupt Ziele?;418
8.1.3;Tunichtgut und Zeitdieb;420
8.1.3.1;Grundregeln für zeitsparendes Telefonieren;421
8.1.3.2;Die elegante Art „Nein“ zu sagen;422
8.1.4;Weg mit dem Hemmschuh „Aufschieberitis“;423
8.1.5;Achterbahn zwischen Leistungshoch und Leistungstief;424
8.1.6;Prioritäten: Der Primus inter pares;426
8.1.6.1;A: Aufschreiben von Aufgaben;427
8.1.6.2;L: Länge der Aufgaben abschätzen;427
8.1.6.3;P: Pufferzeiten reservieren;428
8.1.6.4;E: Entscheidungen treffen;428
8.1.6.5;N: Nachkontrolle;429
8.1.7;Wirkungsvolle Waffen gegen die Zettelwirtschaft;429
8.1.8;Belohnung muss sein;431
8.1.9;Von Multitasking bis Burnout – Ursachen und Gegenmaßnahmen;432
8.1.9.1;Burnout-Symptome;432
8.1.9.2;Gegenmaßnahmen;433
8.1.10;Checklisten zur Erleichterung im Alltag;435
8.1.10.1;Checkliste für effektive E-Mail-Bearbeitung;435
8.1.10.2;Checkliste für Konferenzen/Besprechungen;435
8.1.10.3;Checkliste Reisevorbereitung;437
8.1.10.4;Checkliste gegen Stress;438
8.2;Kreativitätstechniken;439
8.2.1;Kreative Lösungen im Arbeitsalltag finden;439
8.2.2;Der kreative Prozess;440
8.2.3;Voraussetzungen für kreatives Arbeiten;440
8.2.4;Aufgaben- und Zieldefinition;441
8.2.4.1;Die Sechs-W-Methode;441
8.2.4.2;Das Ursachen-Wirkungs-Diagramm;442
8.2.5;Die Techniken;444
8.2.5.1;Brainstorming;444
8.2.5.2;Brainwriting;445
8.2.5.3;Delphi-Befragung;446
8.2.5.4;Karteikarten-Methode;446
8.2.5.5;MindMapping;447
8.2.5.6;Die Reizwortanalyse;449
8.2.5.7;Visuelle Synektik;450
8.2.5.8;Denkstühle;450
8.2.5.9;Kopfstandtechnik;451
8.2.6;Entscheidungsfindung;451
8.2.7;Ideenumsetzung;452
8.2.8;In der Praxis ausprobieren;453
8.3;Kopf oder Zettel? Die Informationsflutim Büro beherrschen;454
8.3.1;Mit der Geisselhart-Technik Namen, To Dos und Zahlenkombinationen speichern;454
8.3.2;Zahlensymbole;454
8.3.3;Der wandelnde Kalender – so merken Sie sich To-Do-Listen;456
8.3.3.1;Verknüpfungsbeispiele;457
8.3.4;So arbeiten Gehirn und Gedächtnis;460
8.3.5;Fremdwörter und Fachbegriffe abspeichern;461
8.3.5.1;Beispiele zur „Verbilderung“;463
8.3.6;Vokabeln lernen leicht gemacht;464
8.3.6.1;Vokabel „verbildern“;464
8.3.6.2;Bedeutung der Vokabel „verbildern“;465
8.3.6.3;Beide Bilder verknüpfen;465
8.3.6.4;Übung zum Vokabeln lernen;466
8.3.6.5;Verknüpfungsvorschläge zur Übung;467
8.3.7;Namen und Gesichter abrufen;467
8.3.7.1;Person, Gesicht, Merkmale oder Verhalten nutzen;468
8.3.7.2;Namen richtig verstehen;468
8.3.7.3;Namen „verbildern“;468
8.3.7.4;Bild der Person, das Gesicht oder das auffällige Merkmal bzw. Verhalten mit dem Bild des Namens verknüpfen;468
8.3.7.5;Verknüpfung mit allen Sinnen erleben;468
8.3.7.6;Die Verknüpfung bleibt Ihr Geheimnis;469
8.3.7.7;Übungsbeispiele zu Namen;469
8.3.7.8;Namen speichern am Telefon;470
8.3.7.9;Verknüpfungsvorschläge für die Übung;471
8.3.8;Aus Zahlen werden Geschichten;471
8.3.8.1;Verknüpfungsvorschläge;472
8.4;Stil & Etikette im Büro;474
8.4.1;Mit guten Umgangsformen zum Erfolg;474
8.4.2;Benimm ist in;474
8.4.3;Gäste im Büro;475
8.4.3.1;Beispiel;475
8.4.3.2;Abholen am Empfang;475
8.4.3.3;Wer geht vor?;475
8.4.3.4;Mantel abnehmen;475
8.4.3.5;Getränke anbieten;475
8.4.3.6;Bedienung;476
8.4.3.7;Der Besprechungsraum;477
8.4.4;Begrüßen und Vorstellen;477
8.4.4.1;Beispiele;477
8.4.5;Grüßen im Beruf;478
8.4.5.1;Begrüßen mit Händedruck;478
8.4.6;Vorstellung;479
8.4.6.1;Beispiele;479
8.4.6.2;Selbstvorstellung;479
8.4.6.3;Duzen und Siezen;479
8.4.6.4;Namen;480
8.4.6.5;Titel;480
8.4.6.6;Visitenkarte;480
8.4.7;Dos und Don’ts im Berufsleben;481
8.4.8;Der erste Eindruck – Businesskleidung;481
8.4.8.1;Beispiele;481
8.4.8.1.1;Ein Bewerbungsgespräch;481
8.4.8.1.2;Sommer in der Bank;482
8.4.8.1.3;Das äußere Erscheinungsbild;482
8.4.8.1.4;Stilsicherheit bei der Kleidung;482
8.4.8.1.5;Bekleidungsregeln im Beruf;482
8.4.8.1.6;Businesskleidung für die Frau;483
8.4.8.1.7;Auf gute Stoffqualität achten;483
8.4.8.1.8;Den Kleiderschrank entrümpeln;483
8.4.8.1.9;Proportionen;484
8.4.8.1.10;Farben und Muster;484
8.4.8.1.11;Accessoires;484
8.4.8.1.12;Schuhe;485
8.4.8.1.13;Bekleidungsvorschriften bei offiziellen Anlässen;485
8.4.8.1.14;Zu welcher Gelegenheit trägt man welche Kleidung;485
8.4.9;Arbeits- und Geschäftsessen;486
8.4.10;Gute Tischmanieren;486
8.4.10.1;Besteck;486
8.4.10.2;Gedeck;486
8.4.10.3;Gläser;487
8.4.10.4;Serviette;487
8.4.10.5;Büffet;487
8.4.10.6;Kaffee;487
8.4.10.7;Rauchen;487
8.4.10.8;Rechnung;487
8.4.10.9;Restaurantbesuch: Wer geht vor?;488
8.4.10.10;Bei der Auswahl eines Restaurants sollten Sie folgende Fragen beantworten;488
8.4.11;Schönes Wetter heute, nicht wahr? – Small Talk;489
8.4.12;Wie stellt man den Kontakt zu einer Gruppe her?;489
8.5;Selbstmotivation;491
8.5.1;Selbst-Motivation für Sekretärinnen und Assistentinnen;491
8.5.2;Das wichtigste zuerst;491
8.5.3;Aber jetzt:;492
8.5.4;Von außen oder von innen;493
8.5.4.1;Belohnungsmotivation;493
8.5.4.2;Bestrafungsmotivation;493
8.5.4.3;Intrinsische Motivation;493
8.5.5;Selbstmotivation – hält länger;494
8.5.6;Das kann ich! Klarheit über die eigenen Leistungen;495
8.5.7;Ziele als Motivatoren;496
8.5.8;Lernen am Vorbild;500
8.5.9;Die ersten Schritte;500
8.6;Weiterführende Quellen;502
8.6.1;Linktipps;502
9;Teil VII Beyond Work;503
9.1;Finanzielle Vorsorge für Frauen;504
9.1.1;Ihr Weg in die finanzielle Unabhängigkeit – Vermögensplanung und Altersvorsorge;504
9.1.1.1;Ganz wichtig!;505
9.1.2;Ein Muss: Absicherung gegen existenzbedrohende Ereignisse: Krankheit, Berufsunfähigkeit, Pflege, Tod, Schäden Dritter.;506
9.1.2.1;Sicherung des Einkommens und Grundabsicherung;506
9.1.2.2;Haben Sie jemanden zu versorgen?;508
9.1.3;Baustein 1: Liquidität für die schnelle Verfügbarkeit;508
9.1.3.1;Keine Überziehungen auf dem Konto;508
9.1.3.2;Tagesgeld, Festgeld, Barreserve;508
9.1.4;Baustein 2: Vermögen;509
9.1.4.1;Sichere Geldanlagen mit mittelfristiger Anlagedauer und im Notfall verfügbar;509
9.1.4.2;Renditeorientierte Geldanlagen mit längerfristiger Anlagedauer und im Notfall verfügbar;510
9.1.5;Baustein 3: Altersvorsorge ist langfristig und nur eingeschränkt verfügbar;510
9.1.5.1;Diese Modelle bieten staatliche Förderung in der Ansparphase:;511
9.1.5.2;Immobilien;513
9.1.6;Ein Kann: Risikokapital;513
9.1.7;Plädoyer für einen guten Mix der Geldanlagen;514
9.1.8;Wo finde ich kompetente Beratung?;514
9.2;Mehr Energie im Büroalltag –gesundheitliche Vorsorge fürAssistentinnen;516
9.2.1;Mit diversen Ernährungs-, Bewegungs- und Motivationstipps bleiben Sie länger leistungsfähig;516
9.2.2;Richtig Essen im Job;517
9.2.2.1;Mit einer gesunden Grundlage in den Tag;517
9.2.2.2;Flüssigkeitsversorgung: Wasser als geistiger Fitmacher;519
9.2.2.3;Ernährungstipps für die Mittagspause;520
9.2.2.4;Gesunde Fette für den Mittagssnack;520
9.2.2.5;Energiequelle Eiweiß für Abend- und Geschäftsessen;520
9.2.3;Energie durch Bewegung: Sport für Berufstätige;522
9.2.3.1;Den natürlichen Rhythmus nutzen;523
9.2.3.2;Vorausschauende Planung für mehr Leistungsfähigkeit;524
9.2.3.3;Übungen für Zwischendurch;524
9.2.3.4;PowerNapping: wie Sie das Tief überwinden können;526
9.2.3.5;Selbst für Bewegung sorgen;526
9.2.3.6;Am Abend: Entspannen und runterkommen;527
9.2.4;Den inneren Schweinehund überwinden – eigene Visionen entwickeln;527
9.2.4.1;Bleiben Sie am Ball;527
9.2.5;Burnout – eine unterschätzte Krankheit der modernen Zivilisation;528
9.2.6;Langfristig Denken – Ressourcen schonen;533
9.2.7;Vorlage für die ganzheitliche Wochenplanung:;534
9.3;Konkurrenzfähig durch lebenslangesLernen;535
9.3.1;Warum Weiterbildung?;535
9.3.2;Welche Weiterbildung ist die Richtige?;536
9.3.2.1;1. Berufsbegleitendes Studium;536
9.3.2.2;2. Seminare und Seminarreihen;536
9.3.2.3;3. Fernlehrgänge und E-Learnings;537
9.3.2.4;4. Kongresse und Symposien;537
9.3.3;In sechs Schritten zum Erfolg: Wie finde ich das beste Angebot für mich?;538
9.3.3.1;1. Schritt: Definieren Sie Ihr Ziel;538
9.3.3.2;2. Schritt: Informieren Sie sich über die Angebote;538
9.3.3.3;3. Schritt: Erstellen Sie einen Zeitplan;538
9.3.3.4;4. Schritt: Finden Sie die passende Form;539
9.3.3.5;5. Schritt: Prüfen Sie die Auswahlkriterien Ort, Termin und Zielgruppe;539
9.3.3.6;6. Schritt: Klären Sie die Finanzierung;539
9.3.4;Werbungskosten: Steuern sparen;540
9.4;Weiterführende Quellen;542
9.4.1;Literatur;542
9.4.2;Linktipps;542
10;Die Herausgeberinnen;543
11;Die Autorinnen und Autoren;545
12;Stichwortverzeichnis;560
Büroorganisation.- Korrespondenz.- Chefentlastung.- Kommunikation.- Assistenz im Management.- Selbstmanagement.- Beyond Work.
