Birgel Datenzugriffsrecht auf digitale Unterlagen

2. Auflage 2023
ISBN: 978-3-95554-856-8
Verlag: HDS-Verlag
Format: PDF
Kopierschutz: Adobe DRM (»Systemvoraussetzungen)

E-Book, Deutsch, 113 Seiten

EDV-Zugriff des Finanzamtes auf Firmendaten
Arten des Datenzugriffs
Sonderfragen zum digitalen Datenzugriff
Sanktionen bei Verstößen
Kassen-, Lohnsteuer- und Umsatzsteuer-Nachschau
EDV-technische Aspekte der Archivierung und Wiederlesbarmachung
Prüfungshinweise bei Betriebsprüfungen
Verwendung und Kosten einer Implementierung der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
Kassensicherungsverordnung
Mit den neuen Änderungen der GoBD und der Abgabenordnung

Seit 2002 hat die Finanzverwaltung und damit i.d.R. der Betriebsprüfer das Recht, auf die „steuerlich relevanten“ EDV-Daten der Unternehmen zuzugreifen.
Daraus ergeben sich insbesondere im Zuge neuer Technologien und wesentlich geänderter gesetzlicher Vorschriften immer wieder zahlreiche Fragen, denen im vorliegenden Buch u.a. nachgegangen wird:
- Auf welche Daten darf der Prüfer zugreifen?
- Was bedeutet „steuerlich relevante“ Daten konkret?
- Welche Prüfungshinweise gelten bei Betriebsprüfungen?
- Hat der Prüfer auch Zugriff auf Office-Dateien, E-Mail-Verkehr u.a.m.?
- In welcher Form darf der Prüfer auf die Daten zugreifen, unmittelbar
oder durch Herausgabe von Datenträgern?
- Welche Aufbewahrungsfristen müssen beachtet werden?
- In welchen Dateiformaten dürfen die Daten archiviert werden?
- Wer trägt die Kosten einer zusätzlichen Archivierung, Datenkonvertierung usw.?
- Welche organisatorischen Aspekte sollte man bezüglich eines Datensicherungskonzeptes beachten?
- Was muss man zur Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssystemen wissen?
- Welche Bestimmungen sind hinsichtlich der Verwendung einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu beachten?
- Kann für die Kosten der EDV-Anpassung eine Rückstellung gebildet werden?
- Was regelt die Kassensicherungsverordnung?
- Was ist Kassen-Taxonomie und welche Mitteilungspflicht besteht in diesem Zusammenhang?
- Welche Sanktionen drohen, wenn man die Vorschriften zum Datenzugriff nicht (vollständig) beachtet?
- Wie sind die Kosten der erstmaligen Implementierung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu behandeln?

Die 2. Auflage wurde durchgehend überarbeitet und aktualisiert.

Zielgruppe

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Finanzverwaltung, Praktiker in den Unternehmenssteuerabteilungen, Fachanwälte für Steuerrecht.

Autoren/Hrsg.

Birgel, Karl

Inhaltsverzeichnis

Der Autor . V
Vorwort zur 2. Auflage . VII
Abkürzungsverzeichnis . XI
1. Allgemeines . 1
2. Maßgebende Regelungswerke . 3
3. Datenverarbeitungssysteme, Haupt-, Vor- und Nebensysteme . 7
4. Datenzugriff . 8
4.1 Steuerlich relevante Daten . 8
4.2 Belege in elektronischer Form . 13
4.3 Arten des Datenzugriffs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
4.3.1 Unmittelbarer Datenzugriff (Z1) . 18
4.3.2 Mittelbarer Datenzugriff (Z2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
4.3.3 Datenträgerüberlassung (Z3) . 20
5. Sonderfragen zum digitalen Datenzugriff . 24
5.1 Scanvorgänge . 24
5.2 Auslagerung von Daten und Systemwechsel . 25
5.3 Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften . 26
5.4 Möglichkeit des Zugriffs auf Kassendaten im Rahmen einer Außenprüfung . 28
5.5 Zugriff auf Warenwirtschaftssysteme . 29
5.6 Grenzen des Datenzugriffs bei freiwillig erstellten Aufzeichnungen . . . . . . . . . . 29
5.7 Datenzugriff bei Einnahmen-Überschuss-Rechnern (§ 4 Abs. 3 EStG) . 30
5.8 Datenzugriff bei Berufsgeheimnisträgern
(Rechtsanwälten, Steuerberatern u.a.) . 32
5.9 Umsatzsteuerliche Sondervorschriften . 32
5.10 Prüfungshinweise . 33
5.11 Rückstellungsbildung für Kosten der EDV-Anpassung . 35
6. Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen
Grundaufzeichnungen . 36
6.1 Allgemeines . 36
6.2 § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und
für Aufzeichnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
6.2.1 Allgemeine Grundsätze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
6.2.2 Belegfunktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
6.2.3 Einzelaufzeichnungspflicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
6.2.4 Aufzeichnungspflicht bei offener Ladenkasse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
6.3 § 146a AO – Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen
mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme . . . . . . . . . . . . . . 43
6.3.1 Kassensicherungsververordnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
6.3.2 Technische Sicherheitseinrichtung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
6.3.3 Belegausgabepflicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
6.3.4 Mitteilungspflicht und Kassen-Taxonomie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
6.3.5 Steuerliche Behandlung der Kosten der erstmaligen
Implementierung
einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
(TSE) . . . . . . . . . 54
6.3.6 Übergangsregelungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
6.4 § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen . . . . 56
7. Nachschauen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
7.1 Umsatzsteuer-Nachschau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
7.2 Lohnsteuer-Nachschau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
7.3 Kassen-Nachschau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
8. Ordnungswidrigkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
9. Festsetzung eines Verzögerungsgeldes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
10. EDV-technische Aspekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
10.1 Zulässige Datenformate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
10.2 Backup bzw. Archivierung der Datenbestände . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
10.3 Datensicherungskonzept . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Aktuelle Bücher des HDS-Verlags . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Stichwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

Leseproben

Seit 2002 hat die Finanzverwaltung und damit i.d.R. der Betriebsprüfer das Recht, auf die „steuerlich relevanten“ EDV-Daten der Unternehmen zuzugreifen. Daraus ergeben sich insbesondere im Zuge neuer Technologien und wesentlich geänderter gesetzlicher Vorschriften immer wieder zahlreiche Fragen, denen im vorliegenden Buch u.a. nachgegangen wird:
- Auf welche Daten darf der Prüfer zugreifen?
- Was bedeutet „steuerlich relevante“ Daten konkret?
- Welche Prüfungshinweise gelten bei Betriebsprüfungen?
- Hat der Prüfer auch Zugriff auf Office-Dateien, E-Mail-Verkehr u.a.m.?
- In welcher Form darf der Prüfer auf die Daten zugreifen, unmittelbar oder durch Herausgabe von Datenträgern?
- Welche Aufbewahrungsfristen müssen beachtet werden?
- In welchen Dateiformaten dürfen die Daten archiviert werden?
- Wer trägt die Kosten einer zusätzlichen Archivierung, Datenkonvertierung usw.?
- Welche organisatorischen Aspekte sollte man bezüglich eines Datensicherungskonzeptes beachten?
- Was muss man zur Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssystemen wissen?
- Welche Bestimmungen sind hinsichtlich der Verwendung einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu beachten?
- Kann für die Kosten der EDV-Anpassung eine Rückstellung gebildet werden?
- Was regelt die Kassensicherungsverordnung?
- Was ist Kassen-Taxonomie und welche Mitteilungspflicht besteht in diesem Zusammenhang?
- Welche Sanktionen drohen, wenn man die Vorschriften zum Datenzugriff nicht (vollständig) beachtet?
- Wie sind die Kosten der erstmaligen Implementierung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu behandeln?
Vor diesem Hintergrund bringt Ihnen die umfassend überarbeitete und aktualisierte 2. Auflage des vorliegenden Buchs die gesetzlichen Bestimmungen näher und informiert Sie dabei nicht nur über Ihre Pflichten, sondern insbesondere auch über Ihre Rechte. Zahlreiche Hinweise und Praxis-Tipps runden die Ausführungen ab.
Alsdorf, im Dezember 2022 Karl Birgel

Über Autor(innen)

Birgel, Karl
Karl Birgel, Dipl.-Betriebswirt, Wirtschaftsjournalist, Fachautor für Steuern, Bilanzierung und Controlling. Er hat sich durch die Veröffentlichung mehrerer Monographien, Mitarbeit an bedeutenden Sammelwerken und mehrerer hundert steuerlicher und betriebswirtschaftlicher Abhandlungen bundesweit einen Namen als Fachautor und Referent gemacht.