Bleiber Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung

Vom Status quo in die digitale Zukunft
1. Auflage 2018
ISBN: 978-3-648-11735-4
Verlag: Haufe
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark

E-Book, Deutsch, 271 Seiten, E-Book

Reihe: Haufe Fachbuch

Die Digitalisierung ist auch im Rechnungswesen ein unausweichliches Thema. Der Autor stellt in diesem Buch die technischen und organisatorischen Voraussetzungen dar, die für eine moderne Finanzbuchhaltung unabdingbar sind. Er zeigt die Chancen und Risiken einzelner Anwendungen, bietet Lösungen dazu und gibt Handlungsempfehlungen. Sie erfahren, wie Sie eine eigene Digitalisierungsstrategie entwickeln und damit künftige Herausforderungen meistern.

Inhalte:

- Voraussetzung für die Digitalisierung in der Buchhaltung

- Der digitale Standard: Software, Online-Banking, E-Mail-Kommunikation, digitale Rechnungen, digitaler Zugriff der Finanzbehörden, E-Bilanz

- Aktuelle Möglichkeiten: DMS, digitale Rechnungsprüfung, EDI, X-Rechnung, Datenaustausch mit Externen, Verbuchung von Bankkontobewegungen, Apps

- Die Zukunft der digitalen Buchhaltung: Cloud-Dienste, mobile Buchhaltung, Augmented Information

Autoren/Hrsg.

Bleiber, Reinhard

Fachgebiete

• Wirtschaftswissenschaften Betriebswirtschaft Unternehmensfinanzen Betriebliches Rechnungswesen

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

Digitalisierung
- Was ist Digitalisierung?
- Die notwendigen Strukturen

Digitalisierung - die Voraussetzungen

Digitalisierung im Umfeld der Buchhaltung

Die Voraussetzung für die Digitalisierung in der Buchhaltung

Digitaler Standard in der Buchhaltung
- Die Buchhaltungssoftware
- Onlinebanking
- E-Mail-Kommunikation
- Die digitale Eingangsrechnung
- Die digitale Ausgangsrechnung
- Der digitale Zugriff der Finanzbehörden
- Die E-Bilanz

Aktuelle digitale Möglichkeiten für die Buchhaltung
- Das Dokumentenmanagementsystem
- Die digitale Rechnungsprufung
- EDI, X-Rechnung und andere
- Der Datenaustausch mit externen Partnern
- Verbuchung von Bankbewegungen
- Digitale Mitarbeit der externen Partner
- Applications

Die Zukunft in der digitalen Buchhaltung
- Das Konzept der Zusammenarbeit
- Cloud-Dienste
- Die mobile Buchhaltung
- Augmented Information
- Autonome Berechnungen in der Buchhaltung

Die autonome Buchhaltung
- So arbeitet die autonome Buchhaltung
- Abläufe in der digitalen Buchhaltung
- Vorbereitung auf die autonome Buchhaltung
- Veränderungen durch die autonome Buchhaltung
- Das Interesse an der autonomen Buchhaltung
- Eine Vision mit hoher Wahrscheinlichkeit

Die Digitalisierung aktiv in der Buchhaltung nutzen
- Istzustand feststellen
- Potenzial ermitteln
- Digitalisierungsstrategie festlegen
- Sicherheit garantieren
- Anwendungen nutzen

Abkürzungsverzeichnis

Stichwortverzeichnis

Leseproben

2   Digitalisierung – die Voraussetzungen
Die Digitalisierung ist eine Entwicklung mit sehr speziellen und umfangreichen Anforderungen an das Umfeld. Riesige Investitionen sind notwendig, die Menschen müssen ihre gewohnten Abläufe verlassen und neuen Anwendungen und Systemen positiv gegenüberstehen. Für viele digitale Anwendungen gilt: Damit sie funktionieren und sinnvoll genutzt werden können, müssen weltweit die dafür erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung stehen. Die meisten im Folgenden beschriebenen Voraussetzungen sind so umfangreich und aufwendig, dass es weder finanziell noch zeitlich möglich wäre, wenn Einzelne sie isoliert schaffen würden. Zum Teil ist eine jahrzehntelange Entwicklung vorausgegangen, die den heutigen Standard der digitalen Technik als Basis für eine jetzt umwälzende Digitalisierung gelegt hat. Die Voraussetzungen sind inhaltlich ähnlich, als würde die weltweite Gesellschaft mit einem Unternehmen verglichen werden. Auch in den Unternehmen sind umfangreiche Investitionen notwendig, die sich zum Teil bereits über Jahrzehnte hinziehen. Individuell gesehen gibt es Unterschiede in der spezifischen Ausgestaltung der Voraussetzung bei Unternehmen und in der Gesellschaft im Hinblick auf Umfang und mögliche Lösungen. Die Infrastruktur Es hat viele Jahre gebraucht, eine funktionierende und einigermaßen zuverlässige Infrastruktur für umfangreiche digitale Anwendungen aufzubauen. Das ist umso bewundernswerter, als zu Beginn von World Wide Web und Internet noch niemand wusste, wo das alles hinführen würde. Trotz der langen Entwicklungszeit gibt es auch heute noch anspruchsvolle Anforderungen an die Infrastruktur, die nicht ohne Weiteres erfüllt werden. Das Netzwerk Das Rückgrat jeder digitalen Anwendung ist das Netzwerk. Darüber werden Daten gelesen, darüber werden Aufträge weitergegeben und darüber wird kommuniziert. Für die Digitalisierung der Gesellschaft muss dieses Netzwerk weltweit vorhanden und überall erreichbar sein. Das ist mit dem Internet, zumindest ist das die Idee, vorhanden. Für einzelne Anwendungen, z. B. im Unternehmen, sind interne Netzwerke, z. B. Intranetze, ausreichend. Diese verfügen in der Regel über Schnittstellen zum weltweiten Netz. Die Verfügbarkeit Je mehr und komplexer die digitalen Anwendungen sind, desto mehr sind diese auf Daten angewiesen. Das Netzwerk muss daher immer zur Verfügung stehen. Das Internet versucht, dies zu erfüllen, indem die Strukturen mehrfach redundant sind. Alle Orte im Netz können immer über viele verschiedene Wege erreicht werden. In den Industrienationen wird derzeit versucht, die verfügbare Bandbreite auch in ländlichen Gegenden zu erhöhen. Gesellschaftspolitisch ist es wichtig, dass es für alle Bürger gleiche Nutzungschancen gibt. Unternehmen müssen zur Verfügbarkeit einen Teil selbst beitragen, indem sie ihr modernes Netzwerk ausreichend gegen Störungen sichern und über klare Strukturen verfügen. Die Sicherheit Die Sicherheit des Netzwerks und der digitalen Anwendungen ist durch die Bedrohung der Verfügbarkeit gefährdet. Das macht digitale Welten erpressbar, solange keine Notfallvorkehrungen vorhanden sind. Außerdem besteht die Gefahr des Datendiebstahls und der Datenmanipulation. Dem muss in der Gesellschaft begegnet werden, indem rechtliche Normen aufgebaut werden, die Straftatbestände definieren sowie Strafen festlegen und durchsetzen. Das gilt z. B. auch für das Verbreiten von Fake News. Die Anbieter im digitalen Netz müssen intensiv kontrolliert werden. Es gehört auch dazu, dass die Menschen über die Risiken und mögliche Vorkehrungen dagegen aufgeklärt sind. Im Unternehmen müssen technische und organisatorische Vorkehrungen die Sicherheit optimieren. Berechtigungssysteme gehören ebenso dazu wie Notstromaggregate usw. Die gute Ausbildung der Mitarbeiter in den IT-Systemen hilft. Hinweis: Zusammenhänge Je besser die Verfügbarkeit des Netzes gewährleistet ist, desto größer ist die Sicherheit. Bedrohungen sind schwerer aufzubauen, für Notfallsituationen gibt es Pläne und Ausweichmöglichkeiten. Investitionen in die Netzwerke erhöhen die Verfügbarkeit, verbesserte Verfügbarkeit erhöht die Sicherheit. Die Technik Die Digitalisierung ist auf digitale Technik angewiesen. Dabei geht es sowohl um die Technik der speziellen Anwendung (z. B. die digitalen Sensoren in autonomen Fahrzeugen) als auch um die Netzwerktechnik an sich. Letztere ist umso wichtiger, als sie die Infrastruktur des Netzwerkes ermöglicht, sichert und verfügbar hält. Für die Unternehmen sind vor allem die digitalen Arbeitsplätze vor Ort wichtig, die – weit gefasst – auch digital gesteuerte Maschinen umfassen. Die Zentralen Mit Zentralen sind im Zusammenhang mit der Digitalisierung die Einheiten gemeint, die an den Knoten das Netz steuern. Das sind vor allem technische Einrichtungen von Providern, die Netzwerkzugänge und -dienstleistungen anbieten. Sie steuern den Ablauf, regeln den Zugriff und stellen die notwendigen Speicher und Rechner zur Verfügung. Die Gesellschaft muss deren Verantwortung, die Aufgaben und Mindestanforderungen rechtlich regeln. Dazu kommen ausreichende Kontrollen. Dafür erhalten die Zentralen Geld von den Nutzern. Unternehmen bilden ihre eigenen Zentralen, wobei diese auch räumlich verteilt sein können und damit die Strukturen eines Netzes annehmen. Wichtig für gewerbliche Anwendungen ist eine technisch zuverlässige Ausstattung. Die Arbeitsplätze Um digitale Anwendungen nutzen zu können, muss jeder Arbeitsplatz einen Netzzugang haben, und zwar wesentlich mehr, als dies heute bereits umgesetzt ist. Das können auch sehr spezielle Systeme sein, die autonom arbeiten. Typisch ist das Terminal in den Unternehmen. Aber auch Bankautomaten oder Ausweislesegeräte am Grenzübergang gehören dazu. Arbeitsplätze mit digitalen Verbindungen und zur Nutzung digitaler Anwendungen sind an vielen Stellen im Unternehmen bereits heute Standard. Bildschirmterminals, Scanner oder die digital gesteuerten Fertigungsanlagen gehören dazu. Die mobilen Geräte Immer öfter wird das mobile Gerät in Form von Notebook oder Smartphone zum Arbeitsplatz der Digitalisierung. Vor allem im privaten Bereich wird mobil auf das digitale Netz zugegriffen. Wo immer es geht, versuchen auch Unternehmen diesen Trend zu nutzen. Das Umfeld Die Gesellschaft muss auf die Digitalisierung vorbereitet sein, damit die Vorteile gewonnen und die Risiken minimiert werden können. Wichtig sind dabei vor allem Normen, ohne die es in großen Gesellschaften wohl nicht geht. Für die digitalen Aufgaben müssen spezielle Abläufe geschaffen werden. Ohne eine Vorbereitung der Abläufe auf die digitalen Möglichkeiten lohnt sich die Digitalisierung nicht. Auch wenn in der Zukunft noch weitere, zur Zeit noch nicht vorhersehbare Entwicklungen zu erwarten sind, muss jetzt mit der Vorbereitung begonnen werden. Das gilt besonders für die gewerbliche Nutzung der Digitalisierung, da hier als erstes auf die Wirtschaftlichkeit geachtet werden muss. Die Abläufe Um die Digitalisierung voranzutreiben, müssen selbstverständlich digitale Anwendungen verfügbar sein. Das ist in großem Maße gegeben, wenn auch nicht immer alle Anwendungen sinnvoll erscheinen. Aufgabe der Gesellschaft ist es, die Entwicklung solcher Abläufe und Anwendungen, die neue digitale Möglichkeiten nutzen, zu beobachten und steuernd einzugreifen. Die Lösungen sind international, daher ist die Lenkung nicht immer einfach. Auch hier gilt es wieder, auf die Beteiligung aller zu achten und ein Mindestniveau für die Sicherheit anzuordnen. Für Unternehmen ist die Wirtschaftlichkeit das ausschlaggebende Kriterium. Kaufmännische und technische Anwendungen werden dann genutzt, wenn sie Vorteile versprechen. Digitale Angebote werden genutzt, digitale Lösungen müssen konsequent umgesetzt werden. Rechtliche Normen Jede Gesellschaft braucht Normen, die das Zusammenleben regeln. Diese müssen nicht immer vorgeschrieben sein. So regelt die Netiquette den Umgang miteinander im Internet. Da diese aber nicht immer von allen befolgt wird, müssen gesetzliche Normen geschaffen werden. Diese regeln, welches Mindestmaß an Sicherheit im Hinblick auf Anwendungen und Daten ein Anbieter für die Netzwerknutzung erfüllen muss, welche Strafen bei Missbrauch der Daten gelten etc. Ein Unternehmen gibt sich, im Rahmen der Gesetze, eigene Regeln, die auch für die Digitalisierung aufgestellt werden. Technische Normen Digitalisierung kennt keine Staatsgrenzen. Nur wenn sie weltweit überall gleich möglich ist, wird sie den an sie gestellten Ansprüchen gerecht. Darum müssen die Kommunikationsmöglichkeiten überall gleich sein. Dazu sind technische Normen notwendig. Dann werden Begriffe einheitlich verwendet, Inhalte gleich definiert und passende Schnittstellen geschaffen. Die technischen Normen müssen Mindestanforderungen beschreiben. Das Unternehmen kann sich bei seiner Digitalisierung auf die Normen verlassen. Schnittstellen zu externen Systemen werden eingerichtet. Darum können Daten mit bekannten Definitionen ausgetauscht werden. Der Mensch Trotz aller autonomen Systeme bleibt der Mensch ein wichtiger Faktor bei der Digitalisierung. In viele digitale Abläufe ist er steuernd eingebunden. Immer muss er mit den Ergebnissen der digitalen Verarbeitung klarkommen. Darum muss der Mensch in alle Entwicklungen der Digitalisierung...

Über Autor(innen)

Bleiber, Reinhard
Dipl.-Kfm. Reinhard Bleiber war jahrelang Leiter Finanzen und Controlling in einem mittelständischen Unternehmen. Er ist Autor verschiedener Fachbücher und Fachbeiträge zum Thema Unternehmensführung, Controlling und Rechnungswesen.

Reinhard Bleiber

Dipl.-Kfm. Reinhard Bleiber war jahrelang Leiter Finanzen und Controlling in einem mittelständischen Unternehmen. Er ist Autor verschiedener Fachbücher und Fachbeiträge zum Thema Unternehmensführung, Controlling und Rechnungswesen.