Buch, Deutsch, 164 Seiten, GB
Die Einführung der E-Rechnung meistern
Buch, Deutsch, 164 Seiten, GB
ISBN: 978-3-96276-128-8
Verlag: DATEV eG
Diese Aufgabe erscheint auf den ersten Blick banal, wirft bei genauerem Hinsehen aber oft Zweifelsfragen auf. Viele schieben daher die Rechnungsstellung vor sich her, insbesondere da nun die Einführung der E-Rechnung unmittelbar bevor steht. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen erfordert zwar zunächst häufig eine Veränderung eingeführter Abläufe- bietet andererseits auch Chancen auf neue Strukturen, die von Routinetätigkeiten entlasten. Der aktualisierte Praxisratgeber dient Ihnen als umfassendes Nachschlagewerk zum Thema E-Rechnungen und berücksichtigt die Vorgaben der Finanzverwaltung aus dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024. Checklisten nennen alle Punkte, die bei der Einführung der E-Rechnung im Unternehmen beachtet werden müssen. Erstellen Sie Ihre neuen, individuellen E-Rechnungen mit Hilfe dieses Praxisratgebers.
Sie werden zudem auf alle Besonderheiten hingewiesen, die Sie bei einer Rechnungsstellung ins Ausland oder bei einer Teilrechnung wegen Mängelbeanstandung beachten müssen. Besonders wichtig für kleinere Unternehmen ist das Thema Umsatzsteuer, auf das ausführlich eingegangen wird. Die 4. Auflage widmet sich dem Thema E-Rechnungen ausführlich.
Bei Detailfragen, auch zu den Einsatzmöglichkeiten der DATEV-Lösungen, unterstützt Sie Ihre Steuerberatungskanzlei.
Autoren/Hrsg.
Weitere Infos & Material
1 Ausstellung von Rechnungen
1.1 Rechnung gem. §?14 Abs.?1 UStG
1.1.1 Begriff/Bedeutung
1.1.2 Form/Format: Einführung der Elektronischen Rechnung ab 01.01.2025
1.1.3 Einführung der Elektronischen Rechnung
1.1.3.1 Überblick
1.1.3.2 Informieren und planen
1.1.3.3 Rechnungsformate
1.1.3.4 E-Rechnungseingang implementieren
1.1.3.5 E-Rechnungsstellung implementieren
1.1.3.6 Dokumentieren und schulen
1.1.3.7 Detailfragen
1.1.4 Echtheit der Herkunft/Unversehrtheit des Inhalts/Lesbarkeit
1.1.5 Funktion/Zweck der Rechnung
1.1.6 Aufbewahrungspflicht für Rechnung
1.2 Pflicht zur Ausstellung gem. §?14 Abs.?2 UStG
1.2.1 Steuerpflichtige Werklieferung/sonstige Leistung im Zusammenhang mit Grundstück (§?14 Abs.?2 S.?1 Nr.?3 UStG)
1.2.2 Lieferung/sonstige Leistung gem. §?14 Abs.?2 S.?1 UStG
1.2.3 Abrechnung mit Gutschrift gem. §?14 Abs.?2 S.?5 UStG
1.2.4 Abrechnung durch Dritte gem. §?14 Abs.?2 S.?7 UStG
2 Rechnungsinhalte
2.1 Überblick über Inhalt nach §?14 Abs.?4 S.?1 UStG
2.2 Name, Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers (§?14 Abs.?4 S.?1 Nr.?1 UStG)
2.3 Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers (§?14 Abs.?4 S.?1 Nr.?2 UStG)
2.4 Ausstellungsdatum (§?14 Abs.?4 S.?1 Nr.?3 UStG)
2.5 Rechnungsnummer des Ausstellers (§?14 Abs.?4 S.?1 Nr.?4 UStG)
2.6 Menge/Art der Lieferung bzw. Umfang/Art der sonstigen Leistung (§?14 Abs.?4 S.?1 Nr.?5 UStG)
2.7 Zeitpunkt der Lieferung/sonstigen Leistung (§?14 Abs.?4 S.?1 Nr.?6 UStG)
2.7.1 Angabe des Zeitpunkts der Lieferung in einem Lieferschein
2.7.2 Angabe des Zeitpunkts bei Beförderung/Versendung des Liefergegenstands
2.7.3 Angabe des Zeitpunkts der Lieferung bei Verschaffung der Verfügungsmacht
2.7.4 Angabe des Zeitpunkts der sonstigen Leistung
2.7.5 Leistungsdatum bei Dauerschuldverhältnissen
2.8 Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt für Lieferung/sonstige Leistung (§?14 Abs.?4 S.?1 Nr.?7 UStG)
2.9 Steuersatz/Steuerbetrag/Steuerbefreiung (§?14 Abs.?4 S.?1 Nr.?8 UStG)
2.10 Hinweis auf Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (§?14 Abs.?4 S.?1 Nr.?9 UStG)
2.11 "Gutschrift" bei Ausstellung der Rechnung durch Leistungsempfänger (§?14 Abs.?4 S.?1 Nr.?10 UStG)
3 Fehleranfällige Rechnungen
3.1 Anzahlung – Vorauszahlung
3.2 Abschlagszahlung und Schlussrechnung
3.3 Rechnung mit vorher vereinbartem Bonus/Skonto/Rabatt
3.4 Umkehr der Steuerschuldnerschaft – Rechnung
3.4.1 Bestimmte Bauleistungen (§?13b Abs.?2 Nr.?4 UStG)
3.4.2 Gebäudereinigung (§?13b Abs.?2 Nr.?8 UStG)
3.4.3 Irrtümliche Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens 84
3.5 Gastronomie
3.5.1 Bewirtungsrechnung
3.5.2 Außer-Haus-Verkauf – Spar-Menü
3.6 Hotelrechnung
3.7 Rechnungen von Unternehmern bei Personenbeförderung
3.7.1 Taxifahrten
3.7.2 Beförderung von körperlich/geistig Behinderten mit umgerüstetem Fahrzeug
3.8 Rechnungen an andere Unternehmer innerhalb der EU
3.8.1 Innergemeinschaftliche Lieferung
3.8.2 Innergemeinschaftliche Dienstleistungen
3.9 Rechnungen an andere Unternehmer außerhalb der EU
3.9.1 Ausfuhrlieferung
3.9.2 Dienstleistung
4 Fehlerhafte Rechnungen
4.1 Überblick
4.2 Folgen beim Leistungsempfänger und Reaktion
4.3 Berichtigungsfähige Rechnungen (§?31 Abs.?5 UStDV)
4.4 Durchführung der Rechnungsberichtigung (§?31 Abs.?5 UStDV)
4.5 Folgen der Berichtigung nach §?31 Abs.?5 UStDV
4.6 Nicht berichtigungsfähige Rechnungen
4.7 Unrichtiger Steuerausweis
4.7.1 Voraussetzung/Folgen
4.7.2 Rechnungsberichtigung
4.8 Unberechtigter Steuerausweis
4.8.1 Voraussetzung/Folgen
4.8.2 Berichtigung – Voraussetzungen
5 Kleinunternehmer (§?19 UStG)
5.1 Voraussetzungen (§?19 Abs.?1 UStG)
5.2 Steuerfreiheit ab 01.01.2025 mit Einschränkung
5.3 Folgen für die Rechnung
5.4 Fehlerhafter Ausweis der Umsatzsteuer – Folgen
6 Voraussetzung einer Kleinbetragsrechnung
6.1 Folgen für Ausstellung
6.2 Abgrenzung zu Kassenzettel und Quittung
7 Musterrechnungen und Musterschreiben
8 Fazit
Die Ware ist bei der zufriedenen Kundschaft eingetroffen, die Werkleistungen sind mängelfrei erbracht. Nur eines fehlt noch: Die Bezahlung. Denn vor der Einnahme steht die korrekte Rechnungsstellung. Diese Aufgabe erscheint auf den ersten Blick zwar einfach, wirft bei genauerem Hinsehen aber oft Zweifelsfragen auf.
Viele Unternehmer wie z.?B. Handwerker, schieben die Rechnungsstellung vor sich her. Wichtiger erscheint oft, zunächst offene Aufträge zu erledigen. Stapelt sich die Bearbeitung offener Rechnungen, kann das die eigene Liquidität gefährden. Eine ordnungsgemäße Rechnung hat den Vorteil, dass Kunden bzw. Auftraggeber keinen Grund finden, die fällige Bezahlung zu verzögern. Ist z.?B. in einer Rechnung an einen anderen Unternehmer keine Rechnungsnummer enthalten, wird der Rechnungsempfänger dies monieren, weil er seinen eigenen Vorsteuerabzug nicht gefährden will. Eine zeitnahe Rechnung hat zudem den positiven Aspekt, dass der Kunde die ordentliche Ware oder die gelungene Werkleistung noch „vor Augen hat“ und seine Zufriedenheit mit der schnellen Bezahlung zum Ausdruck bringt. Ordnungsgemäße Rechnungen ersparen Ärger und Zeit z.?B. auch bei einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder Umsatzsteuer-Nachschau.
Ab dem 01. Januar 2025 müssen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich elektronische Rechnungen (E-Rechnungen lt. Definition in §?14 Abs.?1 UStG) ausgestellt werden. Übergangsregelungen soll es laut Finanzverwaltung für bestimmte Unternehmer geben. In der Broschüre wird die Fassung des §?14 UStG ab 2025 verwendet und Ausführungen der Finanzverwaltung lt. Schreiben vom 15.10.2024, III C 2 – S 7287-a/23/10001:007, berücksichtigt. Die Finanzverwaltung weist darauf hin, dass der UStAE noch entsprechend angepasst wird.
Der vorliegende Praxisratgeber dient Ihnen als umfassendes Nachschlagewerk zum Thema Rechnungen. Eine Checkliste beinhaltet alle Angaben, die auf einer korrekten Rechnung keinesfalls fehlen dürfen. Erstellen Sie Ihre individuelle Rechnung als Vorlage passend zu Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer selbstständigen Tätigkeit mit Hilfe dieses Praxisratgebers.
Sie werden auf alle Besonderheiten hingewiesen, die Sie bei einer Rechnungsstellung an ausländische Kunden oder bei Abschlagsrechnungen bzw. der Schlussrechnung z.?B. im Baugewerbe beachten müssen. Besonders wichtig für kleinere Unternehmen ist das Thema „Ausweis der Umsatzsteuer“, auf das ausführlich eingegangen wird.
U. U. kann von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch gemacht werden. Mit dem vom Bundestag angenommenen Jahressteuergesetz 2024 gilt für Kleinunternehmer ab dem 01.01.2025 eine Befreiung von der Umsatzsteuer, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalender-jahr 25.000?Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000?Euro nicht überschreitet.
Das Umsatzsteuergesetz regelt die umfassenden Anforderungen an eine Rechnung. Wer seine Leistung für ein anderes Unternehmen erbringt, muss zwingend eine fristgerechte Rechnung stellen. Die 6-Monatsfrist beginnt zu dem Zeitpunkt, wann die vereinbarte Tätigkeit vollständig erbracht worden ist. Bei nicht fristgerechter Rechnungstellung droht u. a. ein Bußgeld seitens der Finanzbehörde. Gehören Privatpersonen zu den Auftraggebern, muss eine Rechnung auch innerhalb von sechs Monaten erstellt werden, wenn z.?B. Reinigungsarbeiten, die in Zusammenhang mit Grundstücken stehen, oder Bauleistungen erbracht worden sind. Eine Rechnung wird der Kunde als Privatperson auch immer dann anfordern, wenn er den „Arbeitslohn“ für eine erbrachte Handwerker- oder Dienstleistung in seinem Haushalt separat aufgeführt haben will, weil er diesen (teilweise und der Höhe nach beschränkt) als Handwerker- oder haushaltsnahe Dienstleistungen bei seiner Einkommensteuer geltend machen kann.
Letztendlich gilt in der Praxis für alle Unternehmer, seien es Handwerker, Kleingewerbetreibende oder Freiberufler, im eigenen Interesse, unabhängig ob der Vertragspartner bzw. Kunde die Leistung als Unternehmer oder als Privatperson erhält, dass wohl unterschiedslos, immer und sehr zeitnah eine korrekte Rechnung gestellt werden muss.
Im Falle der Bezahlung eines selbstständigen Handwerkers durch den Besteller ohne Rechnungsstellung liegt in objektiver Hinsicht regelmäßig ein Verstoß des Unternehmers gegen die Erklärungs- und Anmeldepflichten nach dem Umsatzsteuergesetz sowie gegen die Rechnungslegungspflicht vor. Die Zivilgerichte gehen bei einer „Ohne-Rechnung-Abrede“ dann von der Nichtigkeit des Werkvertrags aus mit der unangenehmen Folge, dass der offene Handwerkerlohn nicht gefordert und nicht eingeklagt werden kann. In manchen Fällen lassen sich fehlerhafte Rechnungen einfach berichtigen. Wie das dann erforderlichenfalls umgesetzt wird, wird im Ratgeber auch erläutert. Die folgenden Ausführungen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Aschaffenburg, im November 2024
Ulrike Fuldner
