Schmitt change@office

Virtuelle Chefentlastung - Die neue Form des Managementsupports
2011
ISBN: 978-3-8349-6420-5
Verlag: Betriebswirtschaftlicher Verlag Gabler
Format: PDF
Kopierschutz: 1 - PDF Watermark

E-Book, Deutsch, 115 Seiten, eBook

Das Buch beschreibt die Veränderungen des Anforderungsprofils im modernen Sekretariat - auch aus der Sicht der Vorgesetzen. Es gibt wertvolle Impulse, wie man in Zeiten, in denen es vor allem auf Effizienz und rationelles Arbeiten ankommt, eine gefragte Mitarbeiterin bleibt, auch wenn die Personaldecke immer dünner wird. Es enthält einen Leitfaden für das professionelle E-Mail-Management im Unternehmen, die sinnvolle Nutzung von modernen Informationstechnologien und gibt eine Anleitung für die virtuelle Chefentlastung.

Irmtraud Schmitt kann auf 25 Jahre Erfahrung als Managementassistentin zurückblicken. Heute ist sie Referentin für Presse und Media in einem Industrieunternehmen in Mannheim. Gleichzeitig gibt sie seit 1998 ihren reichen Erfahrungsschatz aus der Praxis für die Praxis in Seminaren, Coachings und als Dozentin an der Heidelberg International Business Academy weiter. Sie ist Autorin mehrerer Fachbücher rund um das Thema Office-Management.

Zielgruppe

Professional/practitioner

Autoren/Hrsg.

Schmitt, Irmtraud

Inhaltsverzeichnis

1;Vorwort;5
2;Inhaltsverzeichnis;7
3;1 Zukunft braucht Vergangenheit;9
3.1;1.1 Aus der Sicht der Assistentin:Wie es früher war - was heute zählt;9
3.1.1;1.1.1 Neuer Fokus im Büro von heute;10
3.1.2;1.1.2 Die fachliche Qualifikation;11
3.1.3;1.1.3 Die persönliche Qualifikation;11
3.1.4;1.1.4 Welche Ausbildungsmöglichkeiten gibt es?;11
3.1.4.1;Europasekretär/ln Im Fachbereich Office-Management;11
3.1.4.2;Internationale Manasementassistenz;12
3.1.4.3;Marketing-Managementassistentlin;13
3.1.4.4;Marketing-Managementassistentlin Berufsprofil;13
3.1.4.5;Touristik-Managementassistentlin Berufsprofil;13
3.1.4.6;Office-Manager/in Berufsprofil;14
3.1.4.7;BetrlebswlrUtn bSb Berufsprofil;14
3.1.4.8;Personalreferentlin bSb Berufsprofil;14
3.1.4.9;Managementassistentlin bsb Schwerpunkt Kommunikation Berufsprofil;15
3.1.4.10;Der Fernlehrgang-gute Alternative fUr selbstbestimmtes Arbeiten;15
3.1.5;1.1.5 Was macht die Assistenz von heute aus?;16
3.1.5.1;Und der/die Office-Manager/in?;16
3.1.6;1.1.6 Wie gehen Unternehmen mit den Begrifflichkeiten um?;18
3.1.7;1.1.7 Welche Aufgaben haben Assistenzen heute? WelcheArbeitsfelder könnten in der Schnittmenge stehen?;19
3.1.8;1.1.8 Definitive Ziele vereinbaren -der Trend Tür das Office der Zukunft;20
3.1.8.1;Was sind Zielvereinbarunllen und welchen Sinn haben sie?;20
3.1.8.2;Wie formuliert man Ziele?;21
3.1.8.3;Ablauf eines Zielvereinbarungsgesprächs;23
3.1.8.4;Worauf ist zu achten?;23
3.1.8.5;Mögliche Fragen für die Vorbereitung der Assistenz:;24
3.1.8.6;Was ist der Nutzen für die Assistenz?;24
3.1.8.7;Der Nutzen für den Vorgesetzten;24
3.2;1.2 Aus Sicht des Vorgesetzten: Das Sekretariat im Wandel;24
3.3;1.3 Die Kehrseite der Medaille: Mögliche Auswirkungen für die Manager;30
4;2 Moderne Kommunikationstechnologien;31
4.1;2.1 Welches Medium ist wann sinnvoll?;31
4.2;2.2 Sodal Media: Die Assistenz in sozialen Netzen;45
5;3 Ununterbrochen unterbrochen;47
5.1;3.1 Störungen im modernen Office-Alltagerfolgreich im Griff;47
5.2;3.2 Die Informationsflut unter Kontrolle!;48
5.3;3.3 Wie gehen Sie mit Informationen um?;50
5.4;3.4 Sinnvoller Umgang mit Informationen;51
6;4 Informationsflut: E-Mail & Co.;52
6.1;4.1 Der Manager von morgen;52
6.2;4.2 Professionelles E-Mail-Management;55
6.2.1;4.2.1 Grundsätzliches;55
6.2.2;4.2.2 Eine E-Mail-Kultur im Unternehmen etablieren;57
6.2.3;4.2.3 Professionelles Verfassen von E-Mails;58
6.2.3.1;Was ist anders als beim Brief?;58
6.2.3.2;DIN-Regen für E-Mails;59
6.2.3.3;Bastes für den Verfasser;60
6.2.3.4;Der Betreff (SubJect);61
6.2.3.5;Durch den Betreff kategorisieren;62
6.2.4;4.2.4 Die E-Mail-Flut im Griff behalten - den Posteingang gestalten;63
6.2.4.1;Organisieren Sie Ihren Posteingang:;63
6.2.4.2;Bearbeiten Sie Ihre elektronische Post schneller:;64
6.2.4.3;Derart gestalten Sie eine E-Mail-Ablage, in der Sie alles schnell wiederfinden:;64
6.2.5;4.2.5 E-Mails für den Chef organisieren;65
7;5 Virtuelle Chefentlastung - Leitfadenzur effektiven Zusammenarbeit auf Distanz;68
7.1;5.1 Organisatorische Absprachen zwischen Chef und Assistenz;68
7.1.1;5.1.1 Effektives Informationsmanagement im E-Mail-Postfach;70
7.1.1.1;Die wichtigsten Punkte in Form einer Checkliste;70
7.1.2;5.1.2 Gute Planung ist die halbe Miete;71
7.2;5.2 Regeln für den Informationsfluss;71
7.2.1;Klären Sie zunächst die Erwartungshaltung auf beiden Seiten;71
7.2.2;Sprechen Sie über gemeinsame Ziele und Werte;72
7.2.3;Eigenschaften eines Dreamteams;72
7.2.4;Ist Ihr Chef ein Perfektionist oder liebt er eher das kreative Chaos?;72
7.2.5;Schaffen Sie eine gute Basis TUr die professionelle Zusammenarbeit;74
7.2.6;Gemeinsame Karriereplanung für das virtuelle Team;74
7.3;5.3 Kommunizieren mit einem Vorgesetzten in derFerne - die "Long Distance Cooperation":;75
7.3.1;Per "skype";75
7.3.2;Per "Telefonnotizen" In Lotus Notes oder "Notizen" In Outlook;75
7.3.3;Per Informationsordner auf einem gemeinsamen Laufwerk;75
7.3.4;Per Webkonferenz;76
7.3.5;Das Büro auf Zeit;76
7.3.6;Sicherer Datenaustausch auf Reisen;77
7.3.7;Digitales Diktat;78
7.4;5.4 Den Führungsstil des Vorgesetzten in Abwesenheit unterstützen;78
7.4.1;Autoritärer Führungsstil- Weisungen werden klar von oben nach unten erteilt;78
7.4.2;Kooperativer Fübrungsstil- der Vorgesetzte legt Wert auf Teamarbeit;78
7.4.3;Laissez-faire - alle Freiheiten liegen bei den Mitarbeitern;78
7.4.4;Patriarchalisch - der Chef als Vaterfigur;78
7.4.5;Charismatisch - der Chef als Vorbild mit Ausstrahlung;78
7.4.6;Autokratisch - der Chef ist den meisten Mitarbeitern nicht bekannt;78
7.4.7;Bürokratisch - Gesetze regeln die Prozesse;78
7.4.8;Situativ - aWi der Situation spontan entscheiden;79
8;6 Zukunftsvisionen des modernen Büros;80
8.1;6.1 Virtual Office - das Büro der Zukunft hat keine festen Wände;80
8.1.1;6.1.1 "The best office is no office!";80
8.1.2;6.1.2 Cloud Computing - Zeitenwechsel in der IT;81
8.1.2.1;Ooud Computing markiert die nächste Generation von "IT on Demand":;81
8.2;6.2 Leben und Arbeiten in der Zukunft;82
8.3;6.3 Auch Chefs müssen dazulernen;83
8.4;6.4 Wie Sie in der Assistenz Ihr Standing sichern;84
8.4.1;Ein Blick in die Zukunft: Welche Qualifikationen Sie stark machen;85
8.5;6.5 Wandel in Unternehmen und die Folgen für die Managementassistenz;88
8.5.1;Worauf Sie Ihre Energie konzentrieren sollten;89
8.6;6.6 Welche Aufgaben und Verantwortungsbereiche sind zukunftsfähig? Managementassistenz -ein Job, viele Perspektiven;90
8.6.1;Typische Aufgaben eines Office-Beraters:;91
8.6.2;Oder werden Sie zum Travel-Manager:;92
8.6.3;Weitere Aufgaben:;92
8.6.4;Wer in die qualifizierte Personalassistenz einsteigt, auf den warten folgende spannende Aufgaben:;93
8.6.5;Als Referentin im Bereich Öffentlichkeitsarbeit könnten das Thre Aufgaben sein:;93
8.6.6;Weitere zukunftsfähige Aufgaben für die Managementassistenz könnten sein:;94
9;7 Ihre Strategie-Entwicklung -ein Selbstcoaching;95
9.1;7.1 Ihre Zukunfts-Pyramide;95
9.1.1;Schritt 1: Zuerst fUhren Sie eine Bestandsaufnahme durch - Ihre Inventur am Arbeitsplatz;95
9.1.2;Schritt 2: Eruieren Sie als Nächstes Ihren Ist-Zustand;96
9.1.3;Schritt 3: Potenzialanalyse;98
9.1.4;Schritt 4: Brainstorming - eine Ideensammlung;100
9.1.5;Schritt 5: Selbst-PR - gesundes Marketing in eigener Sache;102
9.1.6;Der Einstieg;103
9.1.7;Spannungsaufbau;103
9.1.8;Höhepunkt;104
9.1.9;Schluss;104
9.1.10;So erstenen Sie Ihr schriftliches Kompetenzprofil;104
9.1.11;Schritt 6: Nun legen Sie Ihre beruflichen Ziele fest. Achten Sie darauf, dass die Ziele erreichbar sindl;104
9.1.12;Zielarten;104
9.1.13;Ziele formulieren;105
9.1.14;VorteiIe der Erarbeitung von Zielen;105
9.2;7.2 Wenn Sie sich für das moderne Office bewerben;107
9.2.1;7.2.1 Neue Trends: Das Wichtigste zur Online-Bewerbung;107
9.2.2;7.2.2 Arbeiten im Ausland;108
9.2.3;7.2.3 Die virtuelle Bewerbung - im Netmeeting;108
9.2.3.1;Pars6nllcha Assistantin das VR-Prlsldanten;111
9.2.3.2;Goldene Regeln für Ihre Zukunft im Office;112
10;Stichwortverzeichnis;114

Über Autor(innen)

Irmtraud Schmitt kann auf 25 Jahre Erfahrung als Managementassistentin zurückblicken. Heute ist sie Referentin für Presse und Media in einem Industrieunternehmen in Mannheim. Gleichzeitig gibt sie seit 1998 ihren reichen Erfahrungsschatz aus der Praxis für die Praxis in Seminaren, Coachings und als Dozentin an der Heidelberg International Business Academy weiter. Sie ist Autorin mehrerer Fachbücher rund um das Thema Office-Management.