Schmitt Praxishandbuch Event Management

Das A-Z der perfekten Veranstaltungsorganisation - Mit zahlreichen Checklisten und Mustervorlagen
2. Auflage 2006
ISBN: 978-3-8349-9246-8
Verlag: Betriebswirtschaftlicher Verlag Gabler
Format: PDF
Kopierschutz: 1 - PDF Watermark

E-Book, Deutsch, 250 Seiten, eBook

Das Nachschlagewerk für alle, die in Unternehmen für Veranstaltungen verantwortlich sind! Es zeigt, wie man zeitsparend und budgetbewusst Veranstaltungen von A bis Z plant, organisiert und betreut - von der Außendiensttagung über den Messeauftritt, die Pressekonferenz, den Tag der offenen Tür, Workshops, Kongresse, Seminare, Weihnachtsfeiern... Schritt für Schritt - von der ersten Idee bis zur Nachbereitung gibt das Buch praxisorientierte Arbeitshilfen mit Checklisten, Mustervorlagen und nützlichen Internetlinks. Neu in der 2. Auflage: 'Notfallpläne entwickeln'.

Irmtraud Schmitt hat über 20 Jahre Erfahrung in Sekretariat und Managementassistenz in verschiedenen Unternehmen der Industrie. Neben ihrer Tätigkeit als Assistentin der Geschäftsleitung und Pressereferentin ist sie als Dozentin für Office Management und Managementassistenz an der Akademie für Betriebswirtschaft und Welthandelssprachen in Mannheim tätig.

Zielgruppe

Professional/practitioner

Autoren/Hrsg.

Schmitt, Irmtraud

Inhaltsverzeichnis

1;Vorwort;5
2;Inhaltsverzeichnis;9
3;Einleitung;19
4;1 Wertvolle Praxistipps;21
4.1;1.1 Zehn goldene Regeln für Ihre optimale Veranstaltungsplanung;21
4.1.1;1.1.1 Wählen Sie das Datum sehr sorgfältig aus!;21
4.1.2;1.1.2 Kommunizieren Sie das Veranstaltungsziel!;21
4.1.3;1.1.3 Legen Sie Wert auf liebevoll zubereitete und hochwertige Speisen und Getränke!;21
4.1.4;1.1.4 Planen Sie jeden Event individuell zugeschnitten auf Ihre Gäste!;22
4.1.5;1.1.5 Setzen Sie ein angemessenes Budget fest!;22
4.1.6;1.1.6 Finden Sie den passenden Rahmen für Ihre Veranstaltung!;23
4.1.7;1.1.7 Achten Sie auf die richtige Dauer!;23
4.1.8;1.1.8 Schaffen Sie Stimmung mit dem Veranstaltungsort;23
4.1.9;1.1.9 Klappern gehört zum Handwerk!;24
4.1.10;1.1.10 Die Gestaltung der Einladung ist die Visitenkarte des Veranstalters!;24
4.2;1.2 Die wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine perfekte Organisation;24
4.2.1;1.2.1 Wer ist prädestiniert für diese Aufgabe?;24
4.2.2;1.2.2 Überlegungen zur Zeitplanung und Arbeitsorganisation;25
4.2.3;1.2.3 Kompetent mit Anbietern verhandeln;27
4.2.4;1.2.4 Die Entscheidung: Internes oder externes Veranstaltungsmanagement?;28
4.2.5;1.2.5 Was können andere für Sie kostenlos erledigen?;33
4.2.6;1.2.6 Das Organisationsteam;33
4.2.7;1.2.7 Anforderungsprofil für die Teamleitung;36
4.2.8;1.2.8 Die Teamleitung und ihre Aufgaben;37
4.2.9;1.2.9 Die Generalprobe;39
4.2.10;1.2.10 Kostenfallen – sinnvoll sparen;40
4.2.11;1.2.11 Während der Veranstaltung: alles im Griff;42
4.2.12;1.2.12 Wenn Sie als Organisatorin selbst eine Rede halten;42
5;2 Veranstaltungstypen;45
6;3 Wichtige Entscheidungen zu Beginn der Veranstaltung sichern den Erfolg;47
6.1;3.1 Wer einen hohen Turm bauen will, muss lange am Fundament verweilen;47
6.1.1;3.1.1 Das Veranstaltungsziel;47
6.1.2;3.1.2 Form der Veranstaltung;48
6.1.3;3.1.3 Zeit für professionelle Planung;48
6.1.4;3.1.4 Optimale Teilnehmerzahl;48
6.1.5;3.1.5 Rechtzeitige Ankündigung und Einladung;48
6.1.6;3.1.6 Gute Kontakte zu externen Dienstleistern;49
6.1.7;3.1.7 Einladen mit Stil – aber wie?;49
7;4 Meilensteine für die optimale Vorbereitung;51
7.1;4.1 Ideenfindung für Veranstaltungen;51
7.1.1;4.1.1 Wie veranstalten Sie ein „Brainstorming“?;51
7.1.2;4.1.2 Mindmapping;52
7.2;4.2 Hotelauswahl;53
7.2.1;4.2.1 Wichtige Punkte, die für die Auswahl des Hotels entscheidend sind;53
7.3;4.3 Optimaler Tagungsraum;56
7.4;4.4 Einwandfreie und moderne Tagungstechnik;57
7.5;4.5 Tischformation;57
7.6;4.6 Bestuhlung;58
8;5 Veranstaltungsbeispiele aus der Praxis;59
8.1;5.1 Arbeitsessen;59
8.1.1;5.1.1 Anlässe und Ziele;59
8.1.2;5.1.2 Mögliche Formen und Orte;59
8.1.3;5.1.3 Planung und Dauer;60
8.1.4;5.1.4 Einladen – aber wie?;61
8.2;5.2 Betriebsausflug;61
8.2.1;5.2.1 Ziele der Veranstaltung;62
8.2.2;5.2.2 Termin bestimmen;62
8.2.3;5.2.3 Budget;63
8.2.4;5.2.4 Organisationsteam;63
8.2.5;5.2.5 Bekanntgabe des Termins – wann und wie?;63
8.2.6;5.2.6 Teilnehmerliste erstellen;64
8.2.7;5.2.7 Ideen für die Gestaltung;64
8.2.8;5.2.8 Motto;65
8.2.9;5.2.9 Essen und Trinken;65
8.2.10;5.2.10 Transport;66
8.2.11;5.2.11 Generalprobe;66
8.3;5.3 Betriebsbesichtung,;66
8.3.1;5.3.1 Termin festlegen;67
8.3.2;5.3.2 Einladung;67
8.3.3;5.3.3 Der erste Eindruck entscheidet – die Begrüßung;68
8.3.4;5.3.4 Small Talk als Einstieg;68
8.3.5;5.3.5 Informationen (Zahlen, Daten, Fakten) – publikumsorientiert aufbereitet;69
8.3.6;5.3.6 Rundgang;70
8.3.7;5.3.6.1 Was interessiert?;70
8.3.8;5.3.7 Bewirtung;70
8.3.9;5.3.8 Nacharbeit;71
8.4;5.4 Jubiläum;71
8.4.1;5.4.1 Budget;72
8.4.2;5.4.2 Legen Sie gleich zu Beginn fest, wer welche Arbeitspakete übernimmt:;73
8.4.3;5.4.3 Einladungen – wann und an wen?;74
8.4.4;5.4.4 Festschrift;75
8.4.5;5.4.5 Allgemeine Praxistipps;75
8.4.6;5.4.6 Nacharbeit;76
8.5;5.5 Konferenz und Tagung;76
8.5.1;5.5.1 Mögliche Ziele;77
8.5.2;5.5.2 Termin und Dauer;77
8.5.3;5.5.3 Budget;78
8.5.4;5.5.4 Tagungsort;78
8.5.5;5.5.5 Vorschläge für alternative Tagungsorte;80
8.5.6;5.5.6 Einladungen;80
8.5.7;5.5.7 Rahmenprogramm;81
8.5.8;5.5.8 Ausstattung des Tagungsraums;81
8.5.9;5.5.9 Tagungsunterlagen;83
8.5.10;5.5.10 Bewirtung;83
8.5.11;5.5.11 Ein guter Sekretariatsservice;84
8.5.12;5.5.12 Hotelbuchungen;85
8.5.13;5.5.13 Referenten;85
8.5.14;5.5.14 Übersicht und Transparenz: Der Organisationsplan in Excel;86
8.5.15;5.5.15 Nachbereitung;86
8.6;5.6 Kunden-Informationsveranstaltung;86
8.6.1;5.6.1 Integrieren Sie das Verkaufsteam;87
8.6.2;5.6.2 Professionell einladen;88
8.6.3;5.6.3 Während der Veranstaltung;88
8.6.4;5.6.4 Der Kunde ist König: Bieten Sie ein attraktives Programm;88
8.6.5;5.6.5 Wichtige Tipps für den Ablauf;90
8.7;5.7 Messeplanung;91
8.7.1;5.7.1 Messeziele definieren;92
8.7.2;5.7.2 Messeerfolgskontrolle;93
8.7.3;5.7.3 Messemarkt analysieren;94
8.7.4;5.7.4 Konzeption festlegen;94
8.7.5;5.7.5 Was kostet der Messeauftritt?;94
8.7.6;5.7.6 Projektteam;95
8.7.7;5.7.7 Anmeldung;97
8.7.8;5.7.8 Standplanung;97
8.7.9;5.7.9 Standort;99
8.7.10;5.7.10 Standgröße;100
8.7.11;5.7.11 Aufteilung des Messestandes;100
8.7.12;5.7.12 Standausstattung;101
8.7.13;5.7.13 Infothek;101
8.7.14;5.7.14 Exponate;102
8.7.15;5.7.15 Prospektmaterial;104
8.7.16;5.7.16 Standpersonal;104
8.7.17;5.7.17 Besucherwerbung;105
8.7.18;5.7.18 Werbegeschenke;105
8.7.19;5.7.19 Messe-Einladungen;106
8.7.20;5.7.20 Form der Einladung;107
8.7.21;5.7.21 Pressearbeit zur Messe;109
8.7.22;5.7.22 Standabend;110
8.7.23;5.7.23 Nacharbeit – Ergebnissicherung;111
8.8;5.8 Meetings in verkehrsgünstiger Lage: am Flughafen, in der Autobahn- Raststätte oder am Bahnhof;112
8.8.1;5.8.1 Anlass und Ziel;112
8.8.2;5.8.2 Neue Tagungsmöglichkeiten auf Rastanlagen der Autobahn: Tank & Rast heißt das Motto;113
8.8.3;5.8.3 Der Flughafen als attraktiver Tagungsort – Zeit- und Kostenersparnis durch „ Fly and Meet“;114
8.8.4;5.8.4 Bahnhöfe als Meeting Point;116
8.9;5.9 Pressekonferenz;117
8.9.1;5.9.1 Anlass und Ziel;117
8.9.2;5.9.2 Ziele;119
8.9.3;5.9.3 Termin;120
8.9.4;5.9.4 Wochentag;120
8.9.5;5.9.5 Uhrzeit;120
8.9.6;5.9.6 Dauer;121
8.9.7;5.9.7 Budget;121
8.9.8;5.9.8 Veranstaltungsort;121
8.9.9;5.9.9 Raumwahl;122
8.9.10;5.9.10 Technik;122
8.9.11;5.9.11 Bewirtung;123
8.9.12;5.9.12 Einladungen;123
8.9.13;5.9.13 Fototermin und Pressemappe;126
8.9.14;5.9.14 Gestaltung der Pressemitteilung;127
8.9.15;5.9.15 Pressegeschenke;127
8.9.16;5.9.16 Ablauf der Pressekonferenz;128
8.9.17;5.9.17 Nachbereitung;128
8.10;5.10 Seminar;129
8.10.1;5.10.1 Die Basis für eine erfolgreiche Gestaltung;130
8.10.2;5.10.2 Dauer;130
8.10.3;5.10.3 Termin;132
8.10.4;5.10.4 Auswahl des Seminarortes;132
8.10.5;5.10.5 Budget;134
8.10.6;5.10.6 Seminarraum;135
8.10.7;5.10.7 Namensschilder;136
8.10.8;5.10.8 Bewirtung;136
8.10.9;5.10.9 Einladungen;137
8.10.10;5.10.10 Rahmenprogramm;137
8.10.11;5.10.11 Effektive Nachbereitung;138
8.11;5.11 Stehempfang;138
8.12;5.12 Tag der offenen Tür;138
8.12.1;5.12.1 Einen Termin finden;141
8.12.2;5.12.2 Wer sollte zum Organisationsteam gehören?;141
8.12.3;5.12.3 Wen laden Sie wie ein?;141
8.12.4;5.12.4 Was darf der Tag kosten?;142
8.12.5;5.12.5 Rund ums leibliche Wohl;143
8.13;5.13 Umzugsmanagement: Perfekte Planung ist die halbe Miete!;144
8.14;5.14 Verabschiedung;148
8.14.1;5.14.1 Ziele;148
8.14.2;5.14.2 Form;149
8.14.3;5.14.3 Datum;150
8.14.4;5.14.4 Budget und Ort;150
8.14.5;5.14.5 Einladungen;150
8.14.6;5.14.6 Lange Rede – kurzer Sinn: Ablaufvorschläge;151
8.14.7;5.14.7 Abschiedsgeschenk;151
8.15;5.15 Weihnachtsfeier;152
8.15.1;5.15.1 Wann ist der beste Zeitpunkt?;152
8.15.2;5.15.2 Wo wird gefeiert?;153
8.15.3;5.15.3 Gute Ideen für die etwas andere Weihnachtsfeier:;153
8.15.4;5.15.4 Wer wird eingeladen?;154
8.15.5;5.15.5 Wie wird eingeladen?;155
8.15.6;5.15.6 Wie wird gefeiert?;155
8.15.7;5.15.7 Geschenke;156
8.15.8;5.15.8 Menü oder Buffet?;156
8.15.9;5.15.9 Sitzordnung;156
8.15.10;ja oder nein?;156
9;6 Moderne Umgangsformen Kleiner Knigge für Veranstaltungen;159
9.1;6.1 Stilvoll Gäste empfangen und begrüßen;159
9.2;6.2 Eingangskontrolle;159
9.3;6.3 Knigge der Rangordnung;160
9.4;6.4 Small Talk – das kleine Gespräch als Türöffner;161
9.5;6.5 Den Mantel abnehmen;161
9.6;6.6 Titel in der Anrede;161
9.6.1;6.6.1 Ein Wort zum „Du“;162
9.6.2;6.6.2 Offizielle mündliche Anreden;163
9.7;6.7 Grüßen und begrüßen;163
9.7.1;6.7.1 Wer grüßt wen zuerst?;163
9.7.2;6.7.2 Begrüßen mit Händedruck;164
9.8;6.8 Wer geht vor?;164
9.9;6.9 Der kleine Unterschied: internationale Gäste begrüßen;164
9.10;6.10 Willst du Erfolge vorbereiten, so achte auf die Kleinigkeiten;165
9.11;6.11 Bekannt machen;165
9.12;6.12 Distanzverhalten;166
9.13;6.13 Zum Platz geleiten;166
9.14;6.14 Ihr Auftritt bitte: Dressed for success;166
9.14.1;6.14.1 Die Macht des ersten Eindrucks;167
9.14.2;6.14.2 Tipps für Ihren Auftritt als Gastgeberin;168
9.14.3;6.14.3 Wie unterstreichen Sie Ihre Kompetenz?;168
9.14.4;6.14.4 Dresscode;168
9.14.5;6.14.5 Die richtigen Farben;169
9.15;6.15 Dies und das: Was Sie als Gastgeber sonst noch wissen sollten:;170
9.15.1;6.15.1 Pünktlich oder nicht?;170
9.15.2;6.15.2 Sitzordnungen bei Veranstaltungen;171
10;7 Pleiten, Pech und Pannen: Was tun Sie, wenn ...;173
10.1;7.1 Ihnen das Wetter einen Strich durch die Rechnung macht?;173
10.2;7.2 – keine Stimmung aufkommt?;173
10.3;7.3 – die Musik nicht so ist, wie Sie es sich vorgestellt haben;174
10.4;7.4 – die Bewirtung nicht funktioniert;175
10.5;7.5 – der Künstler/Entertainer sich verspätet;175
10.6;7.6 – die Technik versagt;176
10.7;7.7 – zwei sich streiten;176
10.8;7.8 – Teilnehmer verloren gehen;176
11;8 Nachbereitung und Erfolgskontrolle;179
11.1;8.1 Feedback an die Helfer;179
11.1.1;8.1.1 Beispiele für Dankesschreiben:;180
11.2;8.2 Fotos einer gelungenen Veranstaltung: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte;181
11.3;8.3 Alles wieder zurück an seinen Platz;182
11.4;8.4 Versenden von Dokumentationen;182
11.5;8.5 Rechnungen begleichen;182
11.6;8.6 Ziel erreicht? Die Erfolgskontrolle;182
11.7;8.7 Die Nachbesprechung mit dem Organisationsteam;183
11.8;8.8 Die Budgetkontrolle;183
11.9;8.9 Abgleich der Einladungsliste mit der Gästeliste;184
11.10;8.10 Zufriedenheit der Teilnehmer;184
11.11;8.11 Medienresonanz;184
11.12;8.12 Feedback an den Vorgesetzten;184
12;9 Nützliche Internetlinks, die Sie bei Ihrer Veranstaltungsplanung unterstützen;187
13;Checklisten für die Eventplanung;189
14;Literaturverzeichnis;247
15;Vita;249

Wertvolle Praxistipps.- Veranstaltungstypen.- Wichtige Entscheidungen zu Beginn der Veranstaltung sichern den Erfolg.- Meilensteine für die optimale Vorbereitung.- Veranstaltungsbeispiele aus der Praxis.- Moderne Umgangsformen Kleiner Knigge für Veranstaltungen.- Pleiten, Pech und Pannen: Was tun Sie, wenn ….- Nachbereitung und Erfolgskontrolle.- Nützliche Internetlinks, die Sie bei Ihrer Veranstaltungsplanung unterstützen:.- Checklisten für die Eventplanung.

Leseproben

6 Moderne Umgangsformen (S. 159-160)

Kleiner Knigge für Veranstaltungen

6.1 Stilvoll Gäste empfangen und begrüßen

Dieses Kapitel befasst sich mit den wichtigsten Etikette-Regeln, die für Sie als Organisator einer Veranstaltung maßgeblich sind. Fachlich sind Menschen im Business fast immer sehr gut gewappnet. Sie studieren eifrig Fachzeitschriften und bilden sich beruflich ständig weiter. Mit modernen Umgangsformen haben sich die meisten noch nicht intensiv beschäftigt. Neben Ihren fachlichen Qualifikationen trägt das Wissen über Etikettefragen zu Ihrem Image und zum Erfolg Ihrer Firma entscheidend bei. Umgangsformen sind Teil der Corporate Identity und spiegeln somit den Stil Ihres Unternehmens wider. Gelebte Umgangsformen sind ein wichtiger Wettbewerbsvorteil für Ihre Firma.

Haben Sie perfekte Umgangsformen, werden Sie angenehm auffallen und hinterlassen einen guten Eindruck. Ihre Geschäftspartner registrieren, dass Sie Stil haben. Begrüßen Sie Ihre Gäste in Ihrer Eigenschaft als Organisator, sind Sie automatisch in der Rolle des Gastgebers. Sie sollten Fettnäpfchen vermeiden, selbstsicher mit Ihren Gästen umgehen und wissen, was sie besonders schätzen. Auch wenn Sie Ihre Professionalität durch eine optimal organisierte Veranstaltung bewiesen haben, gehören die Etiketteregeln zu Ihrem Image – gerade wenn Sie als Organisator eines bedeutenden Events im Rampenlicht stehen. Gute Umgangsformen sind Ihre persönliche Visitenkarte!

6.2 Eingangskontrolle

Legen Sie keine Zusagenlisten aus und haken dann die Namen nacheinander ab. Das wirkt viel zu bürokratisch. Meistens reicht es schon, wenn ein Mitarbeiter eine Liste nur in der Hand hält, um ungeladene Gäste fern zu halten. Bei der Übergabe von wertigen Geschenken wird man es Ihnen nicht übel nehmen, wenn Sie die Empfänger auf einer Liste abhaken.

6.3 Knigge der Rangordnung

Für die stilvolle Betreuung Ihrer Gäste ist eine der wichtigsten Etiketteregeln: Regel Nummer 1: Hierarchie kommt im Geschäftsleben immer vor Alter und Geschlecht. Sind Sie immer sicher, wen Sie zuerst willkommen heißen? Praxisbeispiel: Sie holen Gäste im Foyer ab, die zu Ihrer Produktvorstellung oder Hausmesse eingetroffen sind. Es sind die Geschäftsführerin eines Unternehmens mit dem geschäftsführenden Gesellschafter.

Wen begrüßen Sie zuerst? Sie begrüßen nach der Regel Nummer 1 zuerst den geschäftsführenden Gesellschafter. Im Gegensatz zur gesellschaftlichen Rangfolge, in der die Frau gegenüber dem Mann immer die Ranghöhere ist, orientiert sich die berufliche Rangfolge immer an der hierarchischen Stellung der jeweiligen Person innerhalb der Firma. Sind Sie sich unsicher, wer der ranghöhere Gast ist, den Sie bei einer Veranstaltung zu begrüßen haben, kontaktieren Sie vorher das Sekretariat Ihrer Gäste und erkundigen Sie sich über die Position der Gäste im Unternehmen. Bei der Begrüßung stellen Sie sich mit Ihrem Namen und Ihrer Funktion vor. Bei sehr komplizierten Namen können Sie nach der Visitenkarte fragen.

Wenn Sie sich vorstellen, tun Sie das selbstbewusst mit den Worten: „Ich bin …", statt „mein Name ist…" oder „ich heiße…". Überlegen Sie sich einen aussagekräftigen Satz, der bei Ihren Gästen in Erinnerung bleibt. Er sollte Ihre Funktion klar darstellen und eine persönliche Note haben. Vielleicht gefällt Ihnen diese Variante: „Ich sorge in unserem Unternehmen dafür, dass jede Veranstaltung bei unseren Gästen in guter Erinnerung bleibt": Fallen Sie auf, ohne aus dem Rahmen zu fallen.

Über Autor(innen)

Irmtraud Schmitt hat über 20 Jahre Erfahrung in Sekretariat und Managementassistenz in verschiedenen Unternehmen der Industrie. Neben ihrer Tätigkeit als Assistentin der Geschäftsleitung und Pressereferentin ist sie als Dozentin für Office Management und Managementassistenz an der Akademie für Betriebswirtschaft und Welthandelssprachen in Mannheim tätig.