Wilk Stellenbeschreibungen und Anforderungsprofile

Kompetente Unterstützung für erfolgreiche Personalarbeit
3. Auflage 2022
ISBN: 978-3-648-15853-1
Verlag: Haufe
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark

E-Book, Deutsch, 237 Seiten, E-Book

Reihe: Haufe Praxisratgeber

Aussagekräftige Stellenbeschreibungen und klare Anforderungsprofile sind das A und O der Personalgewinnung und -entwicklung. Die Autorin zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine vollständige Beschreibung verfassen. Sie erfahren, wie Sie Profile übersichtlich gliedern und konkrete Anforderungskriterien formulieren. Zudem erhalten Sie Formulierungshilfen und Textbausteine, damit Sie zeitsparend Stellenanzeigen erstellen und genau die Kandidaten und Kandidatinnen ansprechen, deren Kompetenzen zur Unternehmensstrategie passen. Inhalte - 35 Stellenbeschreibungen als Muster - Wie man passgenaue Standards entwickelt - Die wichtigsten Erfolgskriterien - Neu in der 3. Auflage: Rollenkonzepte dynamischer OrganisationenDigitale Extras - Muster von Stellenbeschreibungen und Anforderungsprofilen - Checklisten - Textbausteine

Gabriele Wilk ist Diplom-Kauffrau (FH), Schwerpunkt Personal- und Organisationswesen, Personalexpertin mit langjähriger Führungserfahrung im operativen und strategischen Personalmanagement im Mittelstand und Großkonzern. Sie ist Beraterin und Trainerin für Personalmanagement- und Führungsthemen, Zusatzausbildungen, u.a. zum zertifizierten Coach.

Autoren/Hrsg.

Wilk, Gabriele

Fachgebiete

• Wirtschaftswissenschaften Betriebswirtschaft Bereichsspezifisches Management Personalwesen, Human Resource Management

Leseproben

1 Präzise Stellenbeschreibungen entwickeln

Zusammenfassung

Nach allgemeiner ökonomischer Definition werden Arbeitsmittel zur Erledigung von Arbeitsaufgaben innerhalb von Arbeitsprozessen benötigt. In der DIN EN ISO 6385 ist der Begriff »Arbeitsmittel« definiert als »Werkzeuge, einschließlich Hardware und Software, Maschinen, Fahrzeuge, Geräte, Möbel, Einrichtungen und andere im Arbeitssystem benutzte (System-)Komponenten«. Bemühen wir im Zusammenhang mit der Definitionsfrage noch Karl Marx: Er sieht das Arbeitsmittel sogar auf Platz 3 der verschiedenen Elemente, die den Arbeitsprozess beeinflussen.

Schaffen Sie gern genutzte Arbeitsmittel

Handwerker haben häufig zur Erledigung ihrer Aufgaben einen ganz persönlichen Werkzeugkoffer. Schaut man hinein, findet man nicht selten neben all den modernen Gerätschaften einige Stücke, von denen man glauben könnte, sie gehörten eher in einen Gebrauchtwarenladen. Abgenutzt, mit Schrunden und Macken, aber sauber, geschärft und anscheinend noch immer in Verwendung. Das sind Anzeichen dafür, dass es sich hier wohl um nützliche Arbeitsmittel handelt, die oft in Gebrauch sind. Genau so sollte es um Arbeitsmittel bestellt sein.

Auch Stellenbeschreibungen stellen ein solches Arbeitsmittel dar. Zumindest können Stellenbeschreibungen für Personaler und Führungskräfte zu einem wichtigen Arbeitsmittel werden, wenn sie den Ansprüchen an ein gut nutzbares Arbeitsmittel entsprechen. Ziel von Stellenbeschreibungen ist es also nicht, einmalig erarbeitet und dann nach entsprechender Systematik abgelegt in Ordnern ein trauriges Dasein zu fristen. Stellenbeschreibungen sollen benutzt werden: für Mitarbeitergespräche, für Personalauswahlprozesse, für die Erstellung von Zeugnissen, als Grundlage von Personalentwicklung … Damit Sie diesen möglichen Nutzen von Stellenbeschreibungen auch für Ihr Unternehmen in Anspruch nehmen können, müssen Sie Stellenbeschreibungen mit einer klaren Ausrichtung und einer klaren Struktur aufbauen, die die wesentlichen Komponenten enthalten.

1.1 Schritt 1: Nehmen Sie die Vogelperspektive ein

1.1.1 Schärfen Sie Ihr Organisationsverständnis

Beschäftigen Sie sich zuerst mit der Aufbau- und Ablauforganisation Ihres Unternehmens (oder Ihres Fachbereiches, falls Sie als Führungskraft mit der Erstellung von Stellenbeschreibungen betraut sind). So verschaffen Sie sich einen Überblick über die Strukturen, die Hierarchien und über die einzelnen Stellen innerhalb der Hierarchien. Hier liegt der Ausgangspunkt zur Erarbeitung der einzelnen Stellenbeschreibungen. Die fertigen Stellenbeschreibungen sollen als Organisationsmittel dem Unternehmen dazu dienen, die jeweils zu erledigenden Prozesse und Verantwortlichkeiten zuzuordnen. Bei dieser Betrachtung ist es völlig unerheblich, welche Person diese Stelle derzeit ausfüllt, denn Stellenbeschreibungen sind immer personenunabhängig bzw. personenneutral zu erstellen.

Wichtige Begriffe aus dem Bereich der Organisation:

• Aufbauorganisation: Das Gerüst einer Organisation, das die interne Arbeitsverteilung auf einzelne Einheiten festlegt. Gibt einen Überblick über Beziehungen und die hierarchischen Ebenen, in die die einzelnen Einheiten eingeordnet sind.
• Prozess: Die Verknüpfung von Aktivitäten oder Arbeitsschritten zur Erstellung eines Arbeitsergebnisses.
• Prozesslandschaft: Viele Unternehmen besitzen mittlerweile entsprechend DIN ISO 9001 ein Qualitätsmanagement. Im Rahmen dieses Qualitätsmanagements werden sämtliche Prozesse des Unternehmens in einer sogenannten Prozesslandschaft oder Prozesslandkarte dargestellt. Man erhält so schnell einen Überblick über die Prozesse eines Unternehmens, Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Prozessen werden sichtbar.
• Stelle: Das Grundelement der Aufbauorganisation. Sie gibt einen Überblick über einen speziellen Arbeits- und Verantwortungsbereich.
• Stellenbildung: Sie sollte immer bezogen auf die vorhandenen Aufgaben mit gleichen Merkmalen erfolgen, ohne Berücksichtigung von einzelnen Personen. Leider finden sich in der Praxis immer wieder auch aufgabenträgerbezogene Stellenbildungen. Dafür kann es unternehmensinterne, mitarbeiterorientierte Gründe geben, die aus Organisationssicht allerdings eher skeptisch zu betrachten sind. Manchmal gibt es jedoch unabweisbare Gründe dafür, eine aufgabenträgerbezogene Stelle zu bilden. Das kann etwa der Fall sein, wenn ein Mitarbeiter aus gesundheitlichen Gründen eine bestimmte Tätigkeit nicht mehr ausüben kann und innerbetrieblich eine Lösung gefunden werden muss, wie dieser Mitarbeiter seinen Fähigkeiten entsprechend eingesetzt werden kann. Hier ist eine aufgabenträgerbezogene Stellenbildung sinnvoll.
• Organigramme: Hilfsmittel, um die Aufbauorganisation eines Unternehmens grafisch darzustellen. Sie geben in komprimierter Form einen groben Überblick über die Aufgabenverteilung, die Hierarchie, mögliche Dienst- und Kommunikationswege und die Eingliederung besonderer Stellen (z. B. Stabsstellen).

1.1.2 Beschreiben Sie Ihre Prozesse

Aus der Vogelperspektive erkennen Sie Umrisse, Licht und Schattenseiten, Sie bekommen einen Eindruck vom Ganzen und einen ganz guten Überblick. Vor allem aber sind Sie losgelöst vom eigentlichen Geschehen. In der Gesprächsführung nennt man dies die Metaebene, die manchmal eingenommen werden muss, um eine neutrale Sichtweise zu ermöglichen.

Auch um Stellenbeschreibungen zu erarbeiten, sollten Sie zunächst genau diese übergeordnete Sichtweise einnehmen, die Metaebene. Sie erarbeiten die Stellenbeschreibungen aus Sicht der Organisation und der damit im Zusammenhang stehenden Einheiten und Prozesse. Zunächst benötigen Sie also die Sichtweise der Organisation, der Prozesse des Unternehmens und der einzelnen Fachbereiche. Bewährt hat sich für die Erarbeitung von Prozessen das sogenannte Top-down-Prinzip, d. h. von oben nach unten vorzugehen: von den Prozessen des Unternehmens schrittweise über die Prozesse der Fachbereiche hin zu den konkreten Prozessen der einzelnen Stellen und den damit verbundenen Verantwortlichkeiten und Handlungskompetenzen.

Abb. 1: Stellenbeschreibungen und die einzelnen Prozesse im Unternehmen
Quelle: Eigene Darstellung

Diese Identifizierung der Prozesse bildet die IST-Analyse und liefert Ihnen eine wichtige Voraussetzung für den Aufbau prozessorientierter Stellenbeschreibungen. Die einzelnen Prozesse der Fachbereiche können Sie je nach Notwendigkeit noch weiter in Teilprozesse unterteilen, einzelnen Stellen zuordnen und mit Verantwortlichkeiten und Tätigkeitscodes verknüpfen. Im Ergebnis bilden sie die Basis für die Funktionsbeschreibungen der einzelnen Stellenbeschreibungen.

Tipp: Nutzen Sie die Prozesslandschaft und das Organigramm

Verschaffen Sie sich über die Prozesslandschaft des Unternehmens einen Überblick über die Prozesse des Unternehmens. Prüfen Sie für Ihren Verantwortungsbereich die Vollständigkeit. Sie erhalten so eine gute Möglichkeit, die Vogelperspektive einzunehmen. Nutzen Sie das Organigramm, um sich die Struktur Ihres Unternehmens zu verdeutlichen. Sollte es in Ihrem Unternehmen kein Organigramm geben, erstellen Sie eines. Organigramme sind ein wichtiges Instrument, um einen schnellen Überblick über die Organisationsstruktur eines Unternehmens zu erhalten.

Abb. 2: Allgemeine Prozesslandschaft
Quelle: Eigene Darstellung

Möglicherweise erzielen Sie bei dieser Vorgehensweise als positiven Nebeneffekt sogar eine Prozessoptimierung. Wann nehmen sich Geschäftsleitung und Führungskräfte sonst schon die Zeit, die Prozesse aufzunehmen? Da kann es schon vorkommen, dass Sie plötzlich unnötige Schnittstellen und Ungereimtheiten aufdecken, die Sie anschließend einer Klärung im Interesse des Erfolgs des Gesamtunternehmens zuführen können.

Tipp: Prozess-Workshop

In der Praxis hat es sich bewährt, zur Prozessaufnahme einen moderierten Workshop mit der Geschäftsführung und den verschiedenen Führungskräften der Fachbereiche durchzuführen, dessen Ziel die Identifikation der Hauptprozesse des Unternehmens ist. Daraus abgeleitet werden die entsprechenden Prozesse den Fachbereichen zugeordnet. Nach diesem Workshop haben Sie Klarheit über die Kernprozesse des Unternehmens und darüber, welcher Bereich für welche Kernprozesse verantwortlich ist. Auf dieser Grundlage können innerhalb der Fachbereiche prozessbezogene Stellenbeschreibungen erarbeitet...

Über Autor(innen)

Wilk, Gabriele
Gabriele Wilk ist Diplom-Kauffrau (FH), Schwerpunkt Personal- und Organisationswesen, Personalexpertin mit langjähriger Führungserfahrung im operativen und strategischen Personalmanagement im Mittelstand und Großkonzern. Sie ist Beraterin und Trainerin für Personalmanagement- und Führungsthemen, Zusatzausbildungen, u.a. zum zertifizierten Coach.

Gabriele Wilk

Gabriele Wilk ist Diplom-Kauffrau (FH), Schwerpunkt Personal- und Organisationswesen, Personalexpertin mit langjähriger Führungserfahrung im operativen und strategischen Personalmanagement im Mittelstand und Großkonzern. Sie ist Beraterin und Trainerin für Personalmanagement- und Führungsthemen, Zusatzausbildungen, u.a. zum zertifizierten Coach.