Breit / Remmert Cut-over-Management in SAP-Projekten

2. Auflage 2025
ISBN: 978-3-367-10511-3
Verlag: Rheinwerk
Format: EPUB
Kopierschutz: 0 - No protection

E-Book, Deutsch, 294 Seiten

Reihe: SAP Press

Der Cut-over ist der kritische Moment in SAP-Projekten: Dieses Buch liefert einen detaillierten Leitfaden vom Cut-over-Plan über die Absicherung bis zur Durchführung. Profitieren Sie von zahlreichen Praxistipps, Beispielplänen und Checklisten für einen erfolgreichen Systemwechsel.

Aus dem Inhalt:

Projekttypen
Projektorganisation und Go-live-Termin
Erstellung des Cut-over-Plans
Jira, MS Project, SAP Cloud ALM
Implementierungs-, Konsolidierungs- und Upgradeprojekte
Datenmigration und Transporte
Berechtigungen
Tests und Abnahmen
Änderungsstopp
Point of No Return
Go-/No-Go-Entscheidung
Fallback-Szenarien

Autoren/Hrsg.

Breit, Lukas

Remmert, Jürgen

Inhaltsverzeichnis

Einleitung ... 11

  1.  Einführung ... 15

  2.  Projekttypen und Cut-over ... 19
       2.1 ... Implementierungsprojekte ... 21
       2.2 ... Roll-out-Projekte ... 40
       2.3 ... Standardisierung, Harmonisierung und Konsolidierung ... 47
       2.4 ... Upgrade-Projekte ... 50
       2.5 ... Konvertierungsprojekte ... 70
       2.6 ... Implementierung zusätzlicher Lösungen ... 108

  3.  Projektorganisation ... 135
       3.1 ... Organisatorische Einbindung ... 135
       3.2 ... Terminliche Einbindung ... 139

  4.  Erstellung des Cut-over-Plans ... 143
       4.1 ... Strategie, Konzept, Plan ... 143
       4.2 ... Go-live-Termin ... 145
       4.3 ... Inhalte und Gliederung des Cut-over-Plans ... 146
       4.4 ... Mitarbeitende für die Erstellung des Cut-over-Plans ... 153
       4.5 ... Auswahl der generellen Tools für das Cut-over-Management ... 155
       4.6 ... Mit den Tools zur Cut-over-Durchführung arbeiten ... 157

  5.  Den Cut-over ausgestalten und absichern ... 197
       5.1 ... Sub-Cut-over-Pläne ... 198
       5.2 ... Kritischer Pfad ... 199
       5.3 ... Point of no Return ... 202
       5.4 ... Notfallszenarien ... 203
       5.5 ... Fallback-Plan ... 204
       5.6 ... Buchungsfreie Zeit ... 208
       5.7 ... Transporte ... 212
       5.8 ... Berechtigungen ... 213
       5.9 ... Downtime-Optimierung ... 214

  6.   Flankierende Maßnahmen ... 217
       6.1 ... Risikomanagement ... 217
       6.2 ... Änderungsstopp (PLM) ... 223
       6.3 ... Reduzierung des Einkaufsvolumens ... 224
       6.4 ... Reduzierung des Vertriebsvolumens ... 226
       6.5 ... Reduzierung des Produktionsvolumens ... 227
       6.6 ... Periodenabschluss im Rechnungswesen ... 228
       6.7 ... Inventur ... 229
       6.8 ... Bestandshöhe versus Einführungsrisiko ... 229
       6.9 ... Reduzierung offener Posten ... 230
       6.10 ... Arbeitszeit ... 230
       6.11 ... Kommunikation ... 232
       6.12 ... Doppelpflege ... 235

  7.  Abnahmen ... 237
       7.1 ... Abnahme des Cut-over-Plans und des Cut-over ... 237
       7.2 ... Abnahme der Datenmigration ... 239
       7.3 ... Abnahme durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ... 240

  8.  Durchführung des Cut-over ... 245
       8.1 ... Cut-over-Tests ... 246
       8.2 ... Infrastruktur ... 247
       8.3 ... Mitarbeitende ... 249
       8.4 ... Abwicklung ... 250
       8.5 ... Live-Test ... 258
       8.6 ... Go-/No-go-Entscheidung ... 259

  9.  Abschluss des Cut-over ... 269
       9.1 ... Altsysteme ... 269
       9.2 ... Dokumentation ... 272
       9.3 ... Übergabe ... 273

10.  Zusammenfassung ... 275

  A.  Checklisten ... 277

  Die Autoren ... 287

  Index ... 289

Leseproben

2.2    Roll-out-Projekte
Als Roll-out-Projekte werden Projekte bezeichnet, bei denen ein zuvor definiertes Template an mindestens einem Standort zuvor »ausgerollt« (eingeführt) wurde. Dabei wird die Cut-over-Planung von den folgenden Aspekten beeinflusst: Ansatz des Roll-out-Projekts Wellenkonzept Qualitätsstufe länderspezifische Besonderheiten Diese Aspekte werden im Folgenden näher betrachtet. Der Roll-out-Ansatz hat dabei Einfluss auf die Cut-over-Planung. Abbildung 2.2 zeigt unterschiedliche Ansätze für Roll-out-Projekte: Framework-Ansatz Das Roll-out-Template gibt den Rahmen für die Unternehmensgruppe vor. Bestehende Prozesse können genutzt werden, und neue Prozesse werden in dem vorgegebenen Rahmen erstellt. Bei einem Framework-Ansatz kann die eingeführte Lösung je nach Standort sehr unterschiedlich aussehen. Es ist daher ebenfalls notwendig, für jeden Standort einen individuellen Cut-over-Plan zu erstellen. Dieser Plan ist dann sowohl inhaltlich als auch terminlich von Standort zu Standort stark verschieden und muss dementsprechend häufig vorab verprobt, angepasst und optimiert werden. 80-%-Template Das Template deckt 80 % der Prozesse der Unternehmensgruppe ab, und der Fokus der notwendigen lokalen Anpassungen liegt auf länderspezifischen, lokalen oder gesetzlichen Anforderungen, da diese nicht zentral vorbereitet werden. Es ist sinnvoll, einen Template-Cut-over-Plan zu erstellen, der alle notwendigen Tätigkeiten für die Einführung des 80 %-Templates enthält. Je nachdem, ob es sich um ein Roll-out zu einer Vertriebsgesellschaft oder um eine Produktionsgesellschaft handelt, unterscheiden sich die eingeführten Prozesse und SAP-Funktionen. Der Template-Cut-over-Plan wird bei jedem Roll-out bzw. an jedem Standort erneut verwendet. Er dient als Vorlage, und nur die Schritte, die für zusätzlich eingeführte oder angepasste Prozesse erforderlich sind, müssen verändert werden. Die Änderungen am Cut-over Plan können aus dem Hinzufügen, dem Abändern oder dem Löschen von einzelnen Cut-over Schritten bestehen. Ebenfalls muss natürlich die terminliche Lage der Schritte und deren Dauer an die tatsächlichen Termine bei jedem Roll-out angepasst werden. Daher bietet es sich an, den Cut-over selbst bei einem 80-%-Template Roll-out-Projekt mindestens einmal vor dem Go-live unter realen Bindungen zu verproben und anzupassen. Master-Slave-Template Mit diesem Template erfolgt beim Roll-out eine Übernahme aller Prozesse oder eines Teils der Prozesse des Templates in die lokale SAP-Implementierung. Prozesse werden nur bei gesetzlichen Anforderungen geändert oder hinzugefügt. Dies betrifft vor allen Dingen die Bereiche Finanzen, Steuern, Zoll und Personal. Da beim Master-Slave-Template die höchste Übereinstimmung mit der lokal zu implementierenden SAP-Lösung vorhanden ist, beschreibt der Template-Cut-over-Plan die notwendigen Aktivitäten schon recht genau. Wie beim 80-%-Template wird er als Vorlage genutzt. Es sind jedoch nur geringe Anpassungen erforderlich, z. B. das Löschen oder Hinzufügen von Schritten und die Veränderung der terminlichen Lage oder der Dauer der Schritte. Abbildung 2.2     Unterschiedliche Roll-out-Ansätze Das sogenannte Wellenkonzept für Roll-out-Projekte hat ebenfalls Einfluss auf die Cut-over-Planung. Abbildung 2.3 zeigt ein solches Wellenkonzept. Dabei werden verschiedene Standorte/Länder in einem Projekt zusammengefasst, wobei es einen zentralen Ort für die Organisation gibt. Aus dieser Zusammenfassung ergibt sich ein gemeinsamer Go-live-Termin; es ist also sinnvoll, ebenfalls einen gemeinsamen Cut-over-Plan zu erstellen. Auf diese Weise lassen sich Synergien erzielen, weil man bestimmte Dinge nur einmal tun muss und nicht einzeln für jeden Standort. Ein Beispiel dafür ist das Backup des Systems im Rahmen des Cut-over. Des Weiteren hat die Qualitätsstufe des Roll-out-Projekts Einfluss auf die Cut-over-Planung (siehe Abbildung 2.4). Abbildung 2.3     Wellenkonzept für Roll-outs Abbildung 2.4     Qualitätsstufen im Roll-out-Projekt Bei einer niedrigen Qualitätsstufe ist ein recht einfacher Cut-over-Plan zu erwarten. Es werden auf technischem Weg keine Daten migriert. Die wichtigsten Daten – meistens Stammdaten wie Debitoren und Kreditoren – werden manuell übernommen. Weil die maschinelle Datenmigration entfällt, wird der Cut-over-Plan um einiges einfacher. Ein Nachteil ist jedoch, dass es keine echte Möglichkeit gibt, den Cut-over zu testen. Es gibt nur einen Integrationstest, und hier müssen alle Vorgänge gesammelt werden, die auch für den produktiven Cut-over relevant sind. Bei der mittleren Qualitätsstufe besteht durch zwei geplante Integrationstests die Möglichkeit, beim ersten Test alle Aktivitäten zu sammeln und einen Cut-over-Plan zu erstellen. Dieser Plan kann dann im zweiten Integrationstest geprüft werden. Auf dieser Stufe ist lediglich eine teilweise Datenmigration vorgesehen. Oft werden hier nur Stammdaten übernommen. Die Stammdatenübernahme kann vom eigentlichen Go-live-Termin getrennt erfolgen und einige Tage vorher stattfinden. Damit lässt sich das Einführungsrisiko minimieren. Bei einer hohen Qualitätsstufe ist ein umfangreicher Cut-over-Plan zu erwarten. Alle Daten werden auf maschinellem Wege migriert; daher müssen alle hierfür notwendigen Vorgänge auch im Cut-over-Plan enthalten sein. Mindestens drei Integrationstests sind vorgesehen, und es besteht die Möglichkeit, Cut-over-Tests in diese Integrationstests zu integrieren, das Cut-over-Szenario zu üben und den Plan daraufhin zu optimieren. Vor der Produktivsetzung sollte der Cut-over-Plan im Rahmen eines Dress Rehearsal separat getestet werden, idealerweise nach den Integrationstests. Die Tests werden unter Live-Bedingungen durchgeführt. Dazu muss der Cut-over nicht nur in einem 24-Stunden-Betrieb mit den korrekten Einsatzzeiten durchgeführt werden, sondern auch mit Anwesenheit der relevanten Personen vor Ort in den realen Projekträumen. Bei der Erstellung des Cut-over-Plans für Roll-out-Projekte müssen Sie die lokalen Besonderheiten eines Landes beachten: Gesetzliche Vorgaben
Gesetze zur Regelung der Arbeitszeit sind von Land zu Land unterschiedlich. In der Cut-over-Phase ist meist ein deutliches »Mehr« an Arbeitszeit erforderlich. Nicht nur hinsichtlich der Dauer, sondern auch bezüglich der Arbeit am Wochenende gelten unterschiedliche Regelungen. Sie sollten sich über diese Regelungen informieren und sie bei der Erstellung des Cut-over-Plans berücksichtigen. Dazu gehört auch, dass es in vielen Ländern an den Standorten eigene Betriebsräte gibt, die frühzeitig in wichtige Entscheidungen eingebunden werden müssen. Kulturelle Unterschiede und Mentalitäten
Kulturelle und mentale Eigenheiten als Einflussfaktoren sollten nicht unterschätzt werden. Auch hier gilt: andere Länder, andere Sitten. Die Cut-over-Phase ist jedoch eine Phase höchster Disziplin: In kurzer Zeit muss eine Fülle von Aufgaben durch unterschiedliche Mitarbeitende erledigt werden. Daher sollte man unbedingt bedenken, dass es in unterschiedlichen Ländern besondere Sitten geben kann, und diese in der Terminierung berücksichtigen. Länderspezifische Anpassungen des Templates
Länderspezifische Anpassungen betreffen meist das Rechnungswesen, z. B. Steuern oder die Art der Bilanzierung. Deshalb ist es wichtig, im Vorfeld mit Behörden oder Wirtschaftsprüfern zu klären, welche Anforderungen bezüglich der Abstimmung zwischen altem und neuem System bestehen. Ein Cut-over-Plan für ein Roll-out-Projekt ist im Normalfall kurz und übersichtlich (siehe Tabelle 2.9). Der Aufwand für die Systemvorbereitung ist gering, da das System in einem Roll-out-Projekt sowieso zur Verfügung steht und nur um eine weitere Einheit ergänzt wird. Dies gilt umso mehr, wenn man dem Master-Slave-Ansatz folgt und keine neuen Prozesse einführt. Die meisten Daten werden zudem manuell übernommen; nur wenige Datenübernahmen erfolgen maschinell. Vorgang Dauer ...

Über Autor(innen)

Breit, Lukas
Lukas Breit startete seine Karriere 2019 bei der cbs Corporate Business Solutions GmbH, einer international tätigen Unternehmensberatung mit Hauptsitz in Heidelberg. Er ist in München ansässig, wo er seine Expertise im Bereich Management-Services, insbesondere Cut-over und Testmanagement, aufgebaut hat. Seine berufliche Laufbahn begann er im Project Management Office und entwickelte sich schnell zu einem gefragten Spezialisten für Cut-over-Management. In dieser Funktion leitete er zahlreiche Cut-over unterschiedlicher Größe und Anforderungen. Besonders hervorzuheben ist seine Erfahrung in der Umsetzung von SAP-S/4HANA-Transformationen, die er sowohl mit dem Selective-Data-Transition-Ansatz als auch mit Konvertierungs- und Greenfield-Strategien erfolgreich durchgeführt hat. Durch seine umfassende Erfahrung und sein fundiertes Wissen über die verschiedenen Methoden und Ansätze des Cut-over-Managements konnte Lukas Breit maßgeblich zur erfolgreichen Umsetzung komplexer IT-Landschaften beitragen und bietet mit diesem Buch wertvolle Einblicke und praktische Tipps für die Umsetzung von Cut-over-Prozessen im SAP-Umfeld.

Remmert, Jürgen
Jürgen Remmert ist Mitglied der Geschäftsleitung der cbs Corporate Business Solutions GmbH in Heidelberg. Er verantwortet die Practices AMS und HCM, die Business Unit Authorizations sowie das Partnermanagement und ist für die Standorte Raunheim, Freiburg, Leipzig und Zagreb zuständig. Neben internen Aufgaben pflegt Remmert nach wie vor intensiven Kundenkontakt als Management-Berater, Trusted Advisor und Account Director. Seine Karriere bei cbs begann 1996, als das Unternehmen gerade einmal vier Mitarbeitende zählte. In den folgenden 28 Jahren trug er maßgeblich zum Wachstum bei, sodass cbs heute über 1.400 Beratende weltweit beschäftigt. Remmert durchlief die Beraterlaufbahn vom Juniorberater bis zum Programmmanager, wobei sich sein Fokus von Produktion, Logistik und Variantenkonfiguration zu Managementaufgaben in Projekten und Cut-over Management entwickelte.